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NPI - Instituut voor Organisatie Ontwikkeling DE GESPREKSAGENDA A LS STUURMIDDEL VOOR VERGADERINGEN EN OVERLEGGROEPEN Een h a n d l e i d i n g v o o r g e s p r e k s v o o r b e r e i d i n g Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 0 3 4 0 4 - 2 0 0 4 4 , F a x 0 3 4 0 4 - 3960.831 JU/EV Een v e r g e l i j k i n g t u s s e n d e z o r g v u l d i g h e i d waarmee i n o r g a n i s a t i e s h e t w e r k w o r d t v o o r b e r e i d e n d e v o o r b e r e i - d i n g v a n v e r g a d e r i n g e n v a l t d u i d e l i j k u i t i n h e t v o o r - d e e l v a n “ h e t w e r k ” . 'Een b e l a n g r i j k e h o u v a s t , d a t d e w e r k v o o r b e r e i d i n g o f p l a n n i n g b i e d t , n a m e l i j k : - e e n o v e r z i c h t v a n w a t b i n n e n e e n b e p a a l d e t i j d m o e t g e b e u r e n ; - e e n o v e r z i c h t v a n o n d e r l i n g samenhangende werkzaamheden en p r o c e s s e n ; - w e l k e k r i t i s c h e p u n t e n t e v e r w a c h t e n z i j n ; - w e l k e d o e l e n e n s u b d o e l e n o p k o r t e e n / o f l a n g e r e t e r m i j n b e r e i k t m o e t e n w o r d e n ; w o r d t d o o r h e t m e r e n d e e l v a n g e s p r e k s a g e n d a ' s n i e t g e b o d e n . S l e c h t v o o r b e r e i d e v e r g a d e r i n g e n d r a g e n b i j t o t d e b e k e n d e n e g a t i e v e g e s p r e k s v e r s c h i j n s e l e n , a l s : - h a l f a f g e w e r k t e a g e n d a p u n t e n ; - “ d o o r g e d r u k t e ” a g e n d a p u n t e n ; - v e r g a d e r m o e h e i d ; o n b e v r e d i g d e g e v o e l e n s ; - t i j d g e b r e k , e n z . Om h i e r v e r a n d e r i n g i n t e b r e n g e n i s , b e h a l v e g o e d e w i l , i n z i c h t n o d i g i n d e samenhang t u s s e n : a) d e t e b e s p r e k e n s t o f ( d e g e s p r e k s i n h o u d ) e n d e v e r h o u d i n g van d e g e s p r e k s d e e l n e m e r s d a a r t o e ( m o t i v a t i e ) ; b) d e m a t e v a n h e l d e r h e i d o v e r d e u i t g a n g s v r a a g v a n e e n a g e n d a p u n t , h e t t e b e r e i k e n g e s p r e k s d o e l e n d e w e g d a a r n a a r t o e ( d e p r o c e d u r e ) ; c ) d e o n d e r l i n g e v e r h o u d i n g e n e n w i s s e l w e r k i n g e n t u s s e n de g e s p r e k s d e e l n e m e r s ( i n t e r a c t i e ) . . Het v a n u i t d i t i n z i c h t o p s t e l l e n v a n a g e n d a ' s e n h a n t e r e n van v e r g a d e r i n g e n i s e e n k w e s t i e v a n g e s p r e k s t e c h n i e k . G e s p r e k s a g e n d a ' s v e r t o n e n m e e s t a l o n d e r w e r p e n , d i e r e e d s i n v o r i g e v e r g a d e r i n g e n a a n d e o r d e w a r e n e n n i e u w e o n d e r - w e r p e n . I n d i e n i e m a n d e e n n i e u w o n d e r w e r p o p d e a g e n d a l a a t p l a a t s e n , d i e n t h i j z i c h v r a g e n t e s t e l l e n o m t r e n t h e t v o l g e n d e : 2. - h e t m o t i e f : w a a r o m p l a a t s i k h e t ? - d e i n h o u d : h o e f o r m u l e e r i k h e t o n d e r w e r p ? - h e t g e s p r e k s d o e l : w a t w i l i k i n d i t g e s p r e k b e r e i k e n ? - w i e w i l i k b i j h e t o n d e r w e r p b e t r e k k e n ? ad a ) D e g e s p r e k s v o o r b e r e i d i n g - i n h o u d e l i j k Degene, d i e e e n p u n t t e r b e s p r e k i n g o p d e a g e n d a p l a a t s t k a n d a a r v o o r d e v o l g e n d e r e d e n e n h e b b e n : 1. H i j w i l a a n g a a n d e b e p a a l d e f e i t e n o f s i t u a t i e s i n z i c h t v e r k r i j g e n . 2. H i j w i l b e p a a l d e s i t u a t i e s b e ï n v l o e d e n om t o t v e r a n d e r i n g , v e r b e t e r i n g o f v e r n i e u w i n g v a n h e t b e s t a a n d e t e k o m e n . 3. O f w e l w i l h i j b e i d e . D a t g e n e , w a t hem n i e t b e v r e d i g t e n w a a r o v e r h i j w i l p r a t e n noemen w i j h e t t h e m a . B i j v o o r b e e l d : “De o n d e r n e m i n g s r a a d e n h e t o r g a n i s a t i e - o n t w i k k e - l i n g s g e b e u r e n ” . Het t h e m a g e e f t d e a n d e r e g e s p r e k s d e e l n e m e r s e e n e e r s t o r i ‘ á n t a t i e i n z a k e d e i n h o u d , m a a r e r b l i j k t nog g e e n v r a a g s t e l l i n g u i t ( i n d e z i n v a n 1 , 2 o f 3 ) . V i a d e g e s p r e k s a g e n d a d i e n t men 6 6 k t e e r v a r e n waarom h e t o n d e r w e r p o p d e a g e n d a g e p l a a t s t i s . H e t waarom w o r d t z i c h t b a a r i n d e v r a a g s t e l l i n g o f p r o - b l e e m s t e l l i n g v a n d e g e n e d i e h e t p u n t b r e n g t . Langs d i e w e g w o r d e n d e a n d e r e n d a n i n g e v o e r d i n h e t t h e m a , d . w . z . z i j k u n n e n n u k i j k e n d o o r d e “ b r i l ” w a a r m e e d e p r o b l e e m s t e l l e r h e t t h e m a z i e t . Met h e t t h e m a d i e n t d u s o o k e e n v r a a g s t e l l i n g o f p r o b l e e m s t e l l i n g g e f o r m u l e e r d t e w o r d e n . Op h e t m o m e n t , d a t e e n g e h e e l n i e u w a g e n d a p u n t i n d e v e r g a d e r i n g t e r s p r a k e k o m t i s e r s p r a k e van e e n i n d i v i d u e l e u i t g a n g s s i t u a t i e t . o . v . e e n t e b e s p r e k e n t h e m a . De u i t g a n g s v r a a g v a n d e g e n e , d i e h e t p u n t b r a c h t , i s v o o r i e d e r z i c h t b a a r o p d e a g e n d a m a a r e r i s n o g geen g r o e p s u i t g a n g s v r a a g . H i e r t o e i s e e n g e s p r e k i n de g r o e p n o d i g . Deze f a s e h e e t : g r o e p s v o r m i n g r o n d h e t p r o b l e e m o f de v r a a g , e n i s n o o d z a k e l i j k om d e d e e l n e m e r s t e m o t i v e r e n v o o r d e p r o b l e m a t i e k . I n d e z e f a s e k o m t men v a n e l k a a r t e w e t e n w e l k e v i s i e s men t . a . v . h e t t h e m a e n d e v r a a g s t e l l i n g h e e f t . Het k a n b l i j k e n , d a t : - d e o o r s p r o n k e l i j k e v r a a g s t e l l i n g d o o r d e v e r g a - d e r i n g b e v e s t i g d w o r d t ; - o f w e l , m e n k o m t t o t e e n h e r f o r m u l e r i n g v a n d e v r a a g s t e l l i n g . 3. I n b e i d e g e v a l l e n i s men t o t e e n v r u c h t b a r e e n v o o r i e d e r d u i d e l i j k e u i t g a n g s s i t u a t i e v o o r h e t g e s p r e k gekomen. Ve e l m i s v e r s t a n d e n e n o n d u i d e l i j k h e d e n i n d e g e - s p r e k s v o e r i n g z i j n n l . t e r u g t e v o e r e n o p h e t f e i t , d a t g e s p r e k s d e e l n e m e r s v a n u i t v e r s c h i l l e n d e “ i n g a n g e n ” i n h e t t h e m a m e t e l k a a r d i s c u s s i ë r e n . I n e e n a l d u s g e f o r m u l e e r d e u i t g a n g s v r a a g k o m t t o t u i t d r u k k i n g : - h e t z i j e e n v r a a g n a a r i n z i c h t i n d e s i t u a t i e , h e t z o e k e n n a a r e e n v e r k l a r i n g a c h t e r d e f e i t e n ; h e t z i j d a t men i e t s w i l d o e n e n o p l o s s i n g s - g e r i c h t i s ; een c o m b i n a t i e v a n b e i d e . Vo o r b e e l d v a n e e n v r a a g s t e l l i n g g e r i c h t o p i n z i c h t i s : “Wat k u n n e n d e o o r z a k e n z i j n , d a t b i j h e t s p r e k e n o v e r o r g a n i s a t i e o n t w i k k e l i n g e e n a a n t a l O R - l e d e n t e r u g h o u d e n d r e a g e e r t ? ” Vo o r b e e l d v a n e e n o p l o s s i n g s g e r i c h t e v r a a g s t e l l i n g i s : “Hoe k u n n e n w i j O R - l e d e n a c t i e v e r b i j h e t o r g a n i - s a t i e - o n t w i k k e l i n g s g e b e u r e n b e t r e k k e n ? ” ad b ) G e s p r e k s v o o r b e r e i d i n g e n g e s p r e k s d o e l e n I n h e t v o o r g a a n d e h e b b e n w i j s t i l g e s t a a n b i j d e o r i ë n t a t i e v a n d e g e s p r e k s d e e l n e m e r s o p d e i n h o u d , op d e s t o f . E c h t e r , e r s t a a n m é á r p u n t e n o p d e a g e n d a en d e b e s c h i k b a r e t i j d i s v a a k b e p e r k t . G e s p r e k s - e f fi c i e n c y m e t b e h o u d v a n k w a l i t e i t w o r d t o o k m o g e - l i j k g e m a a k t d o o r e e n j u i s t e o r i ë n t a t i e i n d e g e s p r e k s - v o o r b e r e i d i n g o p h e t g e s p r e k s v e r l o o p e n d e g e s p r e k s - d o e l e n , d i e men z i c h b i j e l k v a n d e a g e n d a p u n t e n moet k u n n e n v o o r s t e l l e n . Het g a a t h i e r o m : - h e t k u n n e n s c h a t t e n v a n d e c o m p l e x i t e i t e n d e a a r d v a n h e t t e b e s p r e k e n a g e n d a p u n t ( z a k e l i j k , p e r s o o n l i j k , o p p e r v l a k k i g , c o n t r o v e r s i e e l , e . d . ) ; - d e samenhang m e t a n d e r e p u n t e n ; - h e t b e p a l e n v a n p r i o r i t e i t v a n b e h a n d e l i n g ; - d e b e k e n d h e i d m e t d e m a t e r i e ( i s e r a l e e n g e m e e n - s c h a p p e l i j k r e f e r e n t i e k a d e r o f n i e t ) ; - w a a r w i l l e n w i j m e t h e t g e s p r e k o v e r e l k a g e n d a - p u n t u i t k o m e n ( d o e l ) ; - h o e i s d a a r t o e d e a a n p a k . 4. Het g a a t e r v o o r a l om p e r a g e n d a p u n t e e n i n z i c h t t e k r i j g e n h o e v e r e n h o e d i e p men m e t d e t e b e h a n d e l e n s t o f m o e t k o m e n . W i j noemen d i t d e o r i g n t a t i e o p h e t g e s p r e k s - d o e l . Het g e s p r e k s d o e l * w o r d t g e f o r m u l e e r d i n t e r m e n v a n : - b e e l d v o r m i n g ; o o r d e e l s v o r m i n g ; - c o n c l u s i e v o r m i n g n l . v i a d e w e g v a n h e t i n z i c h t a c h t e r d e o o r z a a k v a n e e n p r o b l e e m k o m e n ; n l . v i a d e w e g v a n b e s l u i t v o r m i n g i e t s g a a n d o e n ; èn i n d e m a t e v a n g r o e p s o v e r e e n k o m s t d i e men w i l b e r e i k e n ( h o e d i e p ) . - b e s l u i t v o r m i n g * Z i e s y l l a b i : G e s p r e k s v e r l o o p e n p r o c e d u r e , n r . 1 3 5 4 G e s p r e k s m e t h o d i e k i n b e d r i j f s - b e s p r e k i n g e n , n r . 3 7 11 S c h e m a t i s c h v o o r g e s t e l d : - B e s c h i k b a r e t i j d v o o r d e z e b e s p r e k i n g : X - u u r . - We l k e g e s p r e k s d o e l e n p e r a g e n d a p u n t v o o r d e z e b e s p r e k i n g ? Agendapunten 1. 2. 3. 4. 5. – b . v. gespreksdoel – enz. BEELDVORMING b . v. gespreksdoel OORDEELSVORMING b . v. gespreksdoel 1 b . v. gespreksdoel CONCLUSIE OF BESLUITVORMING “hoe d i e p ” I n v e n t a r i s a t i e van i n d i v i d u e l e ! b e e l d e n hoe v e r I n d i v i d u e l e standpunten o f . meerderheidsstandpunt 5 . Eenmansbesluit of meerderh e i d s b e s l u i t l o f g e m e e n s c h a - o f g e m i p e l i j k b e e l d p e l i j k o 6. O r i ë n t a t i e g e z i c h t s p u n t e n v o o r o n d e r w e r p e n o p d e g e s p r e k s agenda Om d e o r i ë n t a t i e i n d e g e s p r e k s a g e n d a t e v e r g e - m a k k e l i j k e n , m o e t men v a n u i t d e i n h o u d o n d e r - s c h e i d e n n a a r : de a g e n d a p u n t e n w a a r o v e r men i n v o r i g e b e s p r e - k i n g e n a l g e o r i ë n t e e r d i s , c . q . a l e e n g e m e e n - s c h a p p e l i j k r e f e r e n t i e k a d e r h e e f t ; - d e n i e u w e a g e n d a p u n t e n w a a r d i t n o g n i e t h e t g e v a l i s ; en v a n u i t d e p r o c e d u r e , r e s p e c t i e v e l i j k d e i n t e r - a c t i e o n d e r s c h e i d e n n a a r : - d e g e s p r e k s d o e l e n i n t e r m e n v a n “ h o e v e r ” ; - d e g e s p r e k s d o e l e n i n t e r m e n v a n “ h o e d i e p ” . Voor d e o r i ë n t a t i e v a n d e g e s p r e k s d e e l n e m e r s i n nieuwe p u n t e n i s i n e e r s t e i n s t a n t i e d e g e n e v e r a n t w o o r d e l i j k , d i e h e t p u n t o p d e a g e n d a p l a a t s t . H i j k a n d i t d o e n d o o r v o o r a f e e n memo a a n d e g e s p r e k s - d e e l n e m e r s t e s t u r e n o f a a n h e t b e g i n v a n d e v e r - g a d e r i n g . H e t b e s t e i s n a t u u r l i j k v o o r a f , o m d a t i e d e r d a n i n d i v i d u e e l i s v o o r b e r e i d . G e s p r e k s d o e l e n e n w e r k d o e l e n i n d e f a s e n v a n p r o b l e e m - b e h a n d e l i n g B i j e e n g r o e p d i e r e g e l m a t i g n a a r a a n l e i d i n g v a n w e r k - o f o r g a n i s a t i e p r o b l e m e n b i j e e n k o m t , k u n n e n w i j d e a c h t e r e e n v o l g e n d e a c t i v i t e i t e n o n t d e k k e n : 1. D e f a s e v a n d e p r o b l e e m s i g n a l e r i n g i n d e w e r k - s i t u a t i e e n d e g r o e p s v o r m i n g om t e komen t o t een p r o b l e e m s t e l l i n g . 2. D e g e s p r e k s f a s e o v e r h e t p r o b l e e m , d o o r m i d d e l van é é n o f m e e r g e s p r e k k e n t o t d a t b e s l u i t v o r m i n g h e e f t p l a a t s g e h a d e n r e g e l i n g v a n d e u i t v o e r i n g . 3. D e u i t v o e r i n g s f a s e i n d e w e r k s i t u a t i e om t e komen t o t o p l o s s i n g v a n h e t p r o b l e e m , v e r b e t e - r i n g , v e r n i e u w i n g , e n z . 4. O p n i e u w é é n o f m e e r g e s p r e k k e n om d e u i t v o e r i n g t e e v a l u e r e n , v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e t e d o e n , g r o e p s v o r m i n g om n i e u w o p d u i k e n d e p r o b l e m e n , h e t t o t n i e u w e a c t i e s b e s l u i t e n , e n z . F o r m u l e r i n g o v e r w a t men i n d e w e r k s i t u a t i e w i l b e r e i k e n , z o u d e n w i j w e r k d o e l e n o f o p e r a t i o n e l e d o e l e n w i l l e n n o e m e n . F o r m u l e r i n g e n o v e r w a t w i j i n e e n g e s p r e k w i l l e n b e r e i k e n z i j n g e s p r e k s d o e l e n . 7. Z o a l s r e e d s v e r m e l d i s , i s e e n g e s p r e k s d o e l d a a r a a n h e r k e n b a a r , d a t h e t a a n g e e f t “ h o e v e r ” en “ h o e d i e p ” m e n m e t h e t t e b e s p r e k e n a g e n d a p u n t w i l k o m e n . S o o r t e n a g e n d a p u n t e n v a n u i t d e p r o b l e e m b e h a n d e l i n g g e z i e n Op b a s i s v a n d e f a s e r i n g : p r o b l e e m s i g n a l e r i n g - g r o e p s v o r m i n g - b e e l d v o r m i n g - o o r d e e l s v o r m i n g - b e s l u i t v o r m i n g - u i t v o e r i n g - v o o r t g a n g s b e s p r e k i n g - e v a l u a t i e - n i e u w e p r o b l e e m s i g n a l e r i n g , k a n b i j de o p s t e l l i n g v a n d e a g e n d a ' s z o d a n i g g e b e u r e n , d a t z i j e e n o v e r z i c h t b i e d e n t e n b e h o e v e v a n d e v o o r t g a n g s c o n t r o l e v a n d e g r o e p z e l f . M e e s t a l h e e f t e e n g r o e p e e n a a n t a l o n d e r w e r p e n o p de a g e n d a , w a a r v a n d e b e s p r e k i n g e n d e b e h a n d e l i n g t e l k e n s i n e e n v e r s c h i l l e n d e f a s e v e r k e r e n o f i n een b e p a a l d e f a s e z i j n b l i j v e n s t e k e n . H e e f t men g á é n o v e r z i c h t e l i j k e a g e n d a , d a n d r e i g e n maar a l t e v a a k e e n m a a l a a n g e s n e d e n p u n t e n u i t h e t b e w u s t z i j n t e r a k e n e n n e e m t men n i e u w h o o i op d e v o r k z o n d e r h e t a n d e r e v o l d o e n d e i n h e t b e - w u s t z i j n t e h e b b e n . Vo o r b e e l d : Zo k a n e e n g r o e p b e s l u i t e n e l k e b e s p r e k i n g t e b e - g i n n e n m e t h e t p u n t : U i t v o e r i n g v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e d o o r d e h e r e n X en Y g e d u r e n d e X - m i n u t e n ; o p d u i k e n d e p r o b l e m e n worden n i e t i n e x t e n s o b e h a n d e l d . Z i j n z e e r n s t i g van a a r d , d a n k a n d e g r o e p b e s l u i t e n z e a l s n i e u w p r o b l e e m a d h o c o p d e a g e n d a t e p l a a t s e n . Daarna k a n h e t p u n t : n i e u w e p r o b l e m e n t e r o r i ë n t a t i e aan d e o r d e k o m e n , g e d u r e n d e X - m i n u t e n , w a a r n a b e s l o t e n w o r d t d o o r d e g r o e p , w e l k e a g e n d a p u n t e n aan d e o r d e m o e t e n k o m e n . B . v. d e b e e l d v o r m i n g v a n d e a g e n d a p u n t e n 3 e n 6 moet a f g e m a a k t w a r d e n . Er m o e t b e s l u i t v o r m i n g p l a a t s v i n d e n o v e r p u n t 2 e n e r m o e t o r i e n t a t i e e n g r o e p s v o r m i n g o v e r d e p r o b l e e m - s t e l l i n g v a n 2 n i e u w e t h e m a ' s p l a a t s v i n d e n . Ad c ) G e s p r e k s v o o r b e r e i d i n g e n d e i n t e r a c t i e De i n t e r a c t i e t u s s e n mensen w o r d t b e p a a l d , d o o r d a t men o p d r i e g e b i e d e n m e t e l k a a r i n w i s s e l w e r k i n g t r e e d t , n l . : h o u d i n g t . o . v . e l k a a r . Naarmate men i n s t a a t e n b e r e i d i s i n d e z e d r i e g e - b i e d e n o p e n h e i d e n h e l d e r h e i d m e t e l k a a r t e b e r e i k e n , z a l d e i n t e r a c t i e b e v o r d e r d w o r d e n e n d a a r m e e d e g e s p r e k s v o o r t g a n g v r u c h t b a a r d e r z i j n . Het k o m t n i e t z e l d e n v o o r , d a t n e g a t i e v e g e v o e l e n s i n z i c h z e l f e n t . o . v . d e a n d e r e g e s p r e k s d e e l n e m e r s z o a l s f r u s t r a t i e s , m i s v e r s t a n d e n , l a n g s e l k a a r h e e n p r a t e n , e . d . o n t s t a a n d o o r d a t v a n m e e t a f a a n d e g e s p r e k s d e e l n e m e r s o n v o l d o e n d e i n z i c h t h e b b e n i n d e u i t g a n g s v r a a g e n g e e n o v e r z i c h t e n m a a t s t a v e n h e b b e n ( g e b i e d e n 1 e n 2 ) v a n h e t g e s p r e k om e e n a g e n d a p u n t b i j t e s t u r e n e n t o t e e n b e v r e d i g e n d e i n d e t e b r e n g e n . Onder h e t a s p e c t v a n d e g e s p r e k s v o o r b e r e i d i n g i s i n h e t v o o r g a a n d e g e p o o g d d e n e g a t i e v e i n t e r a c t i e - o o r z a k e n z o v e e l m o g e l i j k t e o n d e r v a n g e n d o o r e r o p t e w i j z e n , d a t d e g e s p r e k s d e e l n e m e r s v o o r a f z o h e l d e r e n open m o g e l i j k g e ï n f o r m e e r d w o r d e n o v e r : 1 . H e t g e s p r e k s t h e m a . 2. D e a a n l e i d i n g , w a a r o m h e t o p d e a g e n d a v e r s c h i j n t ( d o o r e e n memo v o o r a f , e n / o f m o n d e l i n g t e r v e r g a d e r i n g t o e g e l i c h t ) . 3. D e p r o b l e e m - o f v r a a g s t e l l i n g m e t v e r m e l d i n g v a n de g e z i c h t s p u n t e n d i e d a a r b i j a a n g e l e g d z i j n (de p r o b l e e m - i n g a n g ) . 4. H e t g e s p r e k s d o e l , i n t e r m e n v a n b e e l d v o r m i n g , o o r d e e l s v o r m i n g e n b e s l u i t v o r m i n g . 5. D e u r g e n t i e v a n h e t a g e n d a p u n t v o o r d e v r a a g - s t e l l e r e n d e v e r g a d e r i n g , o p d a t i e d e r z i c h k a n o r i ë n t e r e n t . o . v . d e a n d e r e a g e n d a p u n t e n b i n n e n de b e s c h i k b a r e t i j d . 8 . 1 . Het g e b i e d i d e e e n . van d e v o o r s t e l l i n g e n , g e d a c h t e n e n 2. Het g e b i e d m o t i e v e n . van d e w i l , s t r e e f r i c h t i n g e n e n 3. Het g e b i e d van d e g e v o e l e n s , h o u d i n g e n v e r - COPYRIGHT N P I