NPI archives

npi_-_de_reis_naar_parijs_-_gespreksvoorbeeld_.pdf

Nederlands Pedagogisch instituut GESPREKSVOORBEELD: “DE REIS NAAR PARIJS” Situatiebeschrij ving Op het kantoor van de directeur van een bedrijf zijn 4 mensen bij elkaar rond de tafel gezeten. Deze 4 zijn: de directeur A, de verkoopleider B, de produktie- chef C, de administrateur D. Het gesprek is georganiseerd door de directeur die de overige gespreksdeelnemers heeft uitgenodigd. Het is de bedoeling van de directeur met deze mensen een reis te organiseren voor de verkopers van het bedrijf naar een in Parijs te houden vakbeurs. Het gesprek Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist Telefoon 03404 - 20044 6531.852 LB/LG A: Beste mensen, ik heb jullie gevraagd hierheen te komen om met jullie te kijken of we de vakbeurs in Parijs moeten be- zoeken met onze verkopers in het najaar. Het leek mij belang- rijk daar nu al over in gesprek te komen om de afspraken die er gaan komen voor het najaar van onze klanten niet te ver- storen. C: Kunt u zeggen waarom u naast B ook ons hebt uitgenodigd? D: Als ik daarbij mag aansluiten: de beurs lijkt mij ook interes- sant voor de automatiseringsmensen van mijn afdeling, heeft u daar ook aan gedacht? A: Toen ik zat na te denken over de beurs in het najaar, dacht ik: de thema's, die daar worden behandeld lijken mij belang- rijk. In de eerste plaats zal het daar gaan om de mogelijkheid kennis te nemen van wat onze concurrenten laten zien. In de tweede plaats zal er daar ook een bijeenkomst zijn waar de grote deskundigen op het vlak van geautomatiseerde in- en verkoopsystemen bijdragen leveren. Met deze twee zaken - in mijn beeld - zijn de verkopers met name ge•nteresseerd. Het is toch eigenlijk ook hun werk! B: Als ik u zo hoor dan heb ik inderdaad het gevoel dat het voor de verkopers belangrijk is, maar mijn vraag is: is het wel nodig dat ze allemaal gaan? Ik bedoel dit: het reisje zal ongetwijfeld op mijn afdelings- budget drukken. Volgens mij is het daarom misschien beter 1 of 2 mensen te sturen met het verzoek daarover te informeren aan de andere 8 of 9. C: Ik blijf met mijn vraag zitten: waarom zijn we hiervoor bij elkaar gekomen? Wat verwacht u van mij? A: Om eerst uw vraag, meneer C, te beantwoorden. Mijn idee was dat dit beursbezoek bestemd zou moeten zijn voor de verkopers. Alleen wilde ik uitzoeken of er ook van andere zijde 2. belangstelling bestond. Het lijkt mij echter dat als iedereen mee zou willen, behalve dat we dan in 2 bussen zouden moeten gaan, we verkeerd bezig zouden zijn. Ik wil op reele argumenten nagaan of er naast verkopers ook ande- ren mee zouden moeten gaan. Het punt van B heb ik ook over- wogen. Ik ben er echter niet zeker van of het geaccepteerd zal worden door de thuisblijvers. Bovendien lijkt mij zo'n reis goed voor de saamhorigheid! B: De saamhorigheid op onze afdeling is groot genoeg om ook zonder zo'n reis te kunnen samenwerken. Als ik naar de indi- viduele medewerkers kijk heb ik de indruk dat er juist bezwa- ren zullen komen als het verplicht wordt. D: Als ik je zo hoor dan denk ik: die is bezig argumenten aan te voeren om zijn afdelingsbudget te sparen. Of heb ik dat mis? B: Ik begrijp niet dat je mij zo ziet. Dat punt van dat afde- lingsbudget speelt wel een rol maar ook ik zoek naar re‘le argumenten en ik ben nog steeds aan het zoeken wat juist is. Ik heb echter nog niets gehoord van C behalve zijn vraag. C: Het valt ook niet mee om er tussen te komen! D: Voel je je aangevallen soms? A: Heren, laat ons terugkeren naar onze discussie. Wie moeten er naar de beurs? C zou jij nog eens kunnen zeg- gen waarom jij denkt dat er mensen uit je afdeling meemoeten? C: Nou, onze automatiseringsmensen waren juist aan het onderzoeken of er mogelijkheden zijn naast het voorraad-beheersysteem ook voor in- en verkoopsystemen te bouwen. Vooral de aanwezig- heid van Sell-Sales-Inc. op de beurs is dan een prachtige mogelijkheid om daarmee verder te komen. Bovendien is het ook goed om daarmee contacten tussen de verkopers en mijn afdeling te verbeteren. Dit laatste is toch iets waar we te weinig aandacht aan hebben gegeven. B: Nu ben ik toch wel benieuwd naar uw werkwijze. Verwacht u nu een voordracht van ons of wilt u aan het eind van dit gesprek een besluit nemen wie er gaan. Of stelt u een budget waarbinnen wij met ons drie‘n maar tot een besluit moeten komen? C: Voordat we het daarover hebben zou ik toch nog even van D willen horen hoe hij denkt over het meegaan van zijn afde- lingsmensen. Mijns inziens is er voor administratieve mensen geen garen te spinnen op de beurs. Of zie ik dat verkeerd? D: Dat zie je inderdaad verkeerd! In de eerste plaats heb ik er bezwaar tegen dat je mijn mensen afschilderd als louter administratief. Je weet best dat wij bezig zijn om steeds meer te werken aan het Manage- ment Informatie Systeem en daar hoort bij: ook de weg weten in de systemen die met in- en verkoop te maken hebben. A: Heren, ik had gehoopt hier tot een gezamenlijk besluit te komen, een besluit wat door jullie allen gedragen zou wor- den. Het schijnt dat het niet zal lukken op deze manier. Om er toch uit te komen zal ik dit gesprek gehoord hebbende, eerst een voorstel opmaken en daarover de volgende keer met jullie spreken. Jullie krijgen dan de gelegenheid mij te overtuigen dat ik het fout zie. Anderzijds moet je dan van goede huize komen om mijn voorstel te wijzigen1 COPYRIGHT NPI 3.