NPI archives

npi_-_samenwerkingsvaardigheden.pdf

VJJ NPI - Instituut voor Organisatie Ontwikkeling SAMENWERKINGSVAARDIGHEDEN Samen-werken In elk bedrijf en in elke maatschappelijke instelling doet zich de noodzaak tot samenwerking voor. In een klein bedrijf, waar iedereen zich nog direct bij de onderneming betrokken voelt, spreekt dit voor de medewerkers nog vanzelf. Naarmate de organisatie groter wordt en de werkzaamheden van de mede- werkers onderling meer verschillen gaan vertonen, wordt de behoefte duidelijker gevoeld om tot een meer bewuste samen- werking te komen. Van samen-werken is sprake, wanneer een aantal mensen met verschillende inbreng (kennis, kunde) en verschillende taken aan eenzelfde doel werkt. Deze taken moeten zo samengevoegd worden, dat een gemeenschappelijk resultaat het gevolg is. Meer van buiten gezien geschiedt deze samenvoeging door “organisatie”, d.w.z. afgrenzing en onderlinge afstemming van taken, meer van binnen gezien door samenwerking, d.w.z. het- geen de medewerkers van zich uit moeten doen om het vereiste samenspel in wisselende omstandigheden tot stand te brengen. Organisatie en samenwerking zijn dus het noodzakelijke com- plement van de arbeids(ver)deling (splitsing van taken en specialisatie). Kunnen samen-werken Het werken in een organisatie vraagt van elke medewerker: - bereidheid tot samenwerken; - kunnen samenwerken. Wat houdt dit kunnen eigenlijk in en is het leerbaar? Om de aard van dit kunnen beter te begrijpen willen wij drie soorten vaardigheden onderscheiden en met elkaar vergelijken. Er is een belangrijk verschil tussen: - het werken met dingen; - het werken met mensen; - het werken met idee‘n. De daartoe benodigde vaardigheden duiden wij als volgt aan: - technische vaardigheden; - sociale vaardigheden; - conceptuele vaardigheden. Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404 - 20044, Fax 03404 - 12770. syllabus: 1387.938 HS-YS/J0 2. Technische vaardigheden Wanneer ik iets in de wereld van de materie tot stand wil brengen, hangt het resultaat af van mijn eigen kundigheid en inspanning. Immers, het materiaal, de middelen en de fysieke omgeving willen niets en doen niets uit zichzelf. Ze wachten om zo te zegden af, hoe ik hen zal gaan gebruiken. Mijn verhouding tot de dingen is dan een “instrumentele”, ze worden als middelen gezien, om een door mensen gesteld doel te bereiken. De doel- matigheid van het werk en de waarde van het resultaat handen af van een reeks van “kundigheden”, die we als technische vaardigheden aanduiden. Het woord “technisch” is hier in de wijdere betekenis gebruikt, ook b.v. de boekhouder, de huis- vrouw of de kunstenaar heeft technische vaardigheden nodig om het werk te kunnen doen. Dit houdt in, dat ik over enig “technisch inzicht” moet be- schikken, d.w.z. de mogelijkheden en begrenzingen van mate- rialen, gereedschappen, natuurwetten, enz. ken, zodat ik weet waarom en hoe ze te gebruiken zijn. Een algemene (theoreti- sche) kennis is echter niet voldoende, de genoemde eigen- schappen en mogelijkheden moeten ook in de praktische situa- tie waargenomen en herkend worden om tot een juiste aanpak te komen. Voorts is nodig een ontwerp en een plan (volgorde van bewerkingen b.v.); dat vereist voorstellingsvermogen en fan- tasie. Tenslotte moet ik over bepaalde praktische vaardighe- den (zoals handigheid) beschikken om het werk goed, eventueel in een zeker tempo, uit te voeren. Sociale vaardigheden Zodra echter iets tezamen met andere mensen tot stand moet worden gebracht - zodat verschillende, maar met elkaar samen- hangende verrichtingen tot ŽŽn resultaat leiden - wordt nog op een ander vermogen een beroep gedaan. De andere mensen zijn geen passieve gegevens, maar denken, voelen en willen zelf. Om te kunnen samenwerken moeten ge- meenschappelijke doelen worden vastgesteld, informatie uitge- wisseld en meningen en wensen op elkaar afgestemd. Dit ge- beurt door het “gesprek” - de interactie tussen mensen. Of het nu een simpele mededeling is of een diepgaand overleg, of men om de tafel zit, schriftelijk commu- niceert of door middel van tekens - er is steeds sprake van een gesprek. De kraanmachinist en de man in het ruim van een schip zijn tijdens het werk ook in gesprek met elkaar. 3. Voor een vruchtbaar gesprek is nodig: - bereidheid tot communicatie, d.w.z. uitwisseling van infor- matie, “openheid” en het elkaar willen verstaan; - bereidheid tot ontmoeting. Dit veronderstelt aanvaarding van de anderen als medespelers, ook als zij verschillende meningen, geaardheid en behoeften hebben; - bereidheid tot interactie, d.w.z. om op elkaar in te gaan, wederzijdse be•nvloeding mogelijk te maken, nieuwe inzich- ten op te doen, eigen meningen te wijzigen of niet passende eigen doelen op te geven. Dit berust op het vertrouwen, dat verschillen te overbruggen zijn. De resultaten van een samenwerkende groep hangen niet alleen af van de technische vaardigheden van de afzonderlijke leden, maar ook van de mate, waarin een vruchtbaar gesprek tussen hen plaatsvindt. Een bevredigende en vruchtbare samenwerking berust dus op de bereidheid n het vermogen van de leden om met elkaar in ge- sprek te treden. Wij spreken i.v.m. dit vermogen van sociale vaardigheden. Van de sociale vaardigheid willen we een aantal aspecten on- derscheiden. Wanneer ik mijn vaardigheid in het samenwerken op een hoger peil wil brengen zal ik in de eerste plaats behoefte hebben aan algemene inzichten omtrent verschijnselen van interactie, groepsvorming, enz. Een wetenschappelijke benadering daarvan vindt men in de sociale psychologie. Is deze niet alleen als uiterlijke kennis opgenomen, maar door ervaring verdiept, dan ontstaat sociaal inzicht, waardoor ik de mogelijkheden en be- grenzingen van sociale situaties kan zien en kan begrijpen waarom bepaalde verschijnselen zich in de samenwerking voor- doen. In de tweede plaats moet men sociale verschijnselen kunnen waarnemen in de concrete situatie. Het opmerken van wat zich nu in de groep afspeelt, berust op een zekere gevoeligheid (sensitiviteit), die kan worden ontwikkeld. Het gaat daarbij b.v. om waar te nemen: - wat de ander eigenlijk bedoelt, uit welke “betekeniswe- reld”, achtergronden, ervaringen hij spreekt. Op grond daarvan kan men b.v. misverstanden in een gesprek signale- ren; - hoe datgene wat iemand zegt of doet (ook ik zelf!) door an- deren wordt beleefd en gewaardeerd. Op grond daarvan kan een houding warden herzien of een mening warden gerelati- veerd: - hoe datgene wat mensen doen of laten op het groepsproces werkt. 4. Waarneming en inzicht tezamen geven de mogelijkheid om ge- beurtenissen in de concrete situatie te doorzien, dus te be- grijpen wat deze betekenen en hoe ze tot stand kwamen (diag- nostische vaardigheid). Het begrip sociale vaardigheid houdt echter ook in dat men - op grond van het bewustworden van wat zich tussen mensen af- speelt - iets onderneemt om de samenwerking effectiever te maken. Wanneer ik bepaalde verschijnselen waarneem en begrijp, dan komt de vraag op hoe ik in het proces moet ingrijpen. De op dit moment juiste bijdrage volgt niet alleen uit het inzicht in wat zich heeft voorgedaan, maar vraagt om het vinden van het passende antwoord, in deze concrete situatie. Het vinden van het juiste antwoord veronderstelt een zekere gevoeligheid. Doe ik dat meer bewust, dan is er sprake van beoordeling van de situatie i.v.m. het doel van het gesprek. Men moet zich daarbij voorstellen hoe een bepaalde bijdrage zal gaan werken. In ruimere zin gaat het erom hoe men het gesprek als geheel gestalte moet geven. Daarvoor is fantasie nodig; we spreken in dit verband van sociale fantasie. Tenslotte is het van belang, dat de actie die ik onderneem ook de gewenste uitwerking heeft (niet verkeerd aankomt e.d.). Het gaat daarbij om tact, kiezen van het juiste tijd- stip, zich duidelijk kunnen uitdrukken e.d. In ruimere zin gaat het om methoden (technieken) om een gesprek tot een zo goed mogelijk resultaat te leiden. We kunnen hier spreken van sociale techniek. Sociale vaardigheid is dus een geheel van: 1. Sociaal inzicht. 2. Sociaal waarnemingsvermogen. 3. Sociale fantasie. 4. Sociale techniek. Een dergelijke onderscheiding is van belang om sociale vaar- digheid leerbaar te maken en tevens om een aantal eenzijdig- heden te begrijpen. Houdt iemand zich b.v. alleen bezig met sociaal in- zicht, dan zal hij niet veel anders doen dan theore- tiseren over samenwerking en gesprek. Inzicht in com- binatie met sensitiviteit doet de “psycholoogtoe- schouwer” ontstaan, iemand die situaties doorziet en beoordeelt, maar er nooit “inspringt” noch verant- woordelijkheid op zich neemt. Degene die ŽŽnzijdig de sociale fantasie bezit, zal allerlei op zichzelf zinvolle dingen voorstellen en 5. proberen, maar daarmee in de concrete situatie weinig effect hebben. Tenslotte neigt diegene die vooral sociale technieken heeft geoefend ertoe te menen, dat het volgen van een bepaalde procedure en het toepassen van allerlei “techniekjes” een goed gesprek waarborgt. Het geheel van de genoemde aspecten maakt pas de sociale vaardigheid uit. Sociale vaardigheid is echter niet mogelijk zonder een socia- le instelling (bereidheid tot samenwerken). Samen willen werken De sociale instelling hebben we boven al gekarakteriseerd als bereidheid tot communicatie (openheid), tot ontmoeting (aan- vaarding van de ander) en interactie (op grond van vertrou- wen) , die een vruchtbaar gesprek mogelijk maken. Sociale vaardigheid zonder sociale instelling leidt tot het manipuleren van mensen of groepen, om daardoor iets voor zichzelf (of een eigen groepering) te bereiken (gelding, spe- ciÞek belang, macht). Afgezien van eventuele morele bezwaren zal dit op den duur wantrouwen en tegenwerking oproepen. Sociale instelling zonder sociale vaardigheid daarentegen leidt ertoe, dat men niet verder komt, dan het verkondigen van morele waarden of een sentimentele benadering van sociale verhoudingen. Het belang van sociale vaardigheid is dat “het sociale” en “het werk” ge•ntegreerd worden tot samenwerken. Veelal is het nog zo, dat naast de werkorganisatie “iets voor de mensen ge- daan wordt”. Sociale vaardigheden kan men ook benutten om groepen te mani- puleren. Daarmee is bedoeld, dat een groepslid zich gedraagt alsof hij als gelijkwaardige deelnemer aan de oplossing van een probleem meewerkt, maar ongemerkt de groep tracht te stu- ren in een richting die met zijn belangen overeenkomt. Dege- ne, die de groep manipuleert, zal in een groep capabele men- sen verzet oproepen. In een groep, die dit niet “doorheeft” of die het “neemt” ontstaan gewoonlijk achteraf gevoelens van onbehagen, die een verdere positieve samenwerking belemme- ren. Om misverstand te voorkomen: manipuleren is niet het- zelfde als directief leidinggeven. Dit laatste zal noodzake- lijk zijn bij een niet voldoende kundige of rijpe groep en zal, wanneer “sociaal-vaardig” gehanteerd, door de groep ook geaccepteerd worden. De manipulator echter probeert de groep ongemerkt voor eigen doelen te gebruiken, hij treedt niet werkelijk in gesprek met de anderen. Door het manipuleren worden de anderen tot object gemaakt, men gaat mensen, naar analogie van de technische vaardighe- den, instrumenteel behandelen. Tenslotte nog iets over: COPYRIGHT NPI 6. Conceptuele vaardigheden Elk werk is gericht op de bevrediging van bepaalde behoeften door produkten of diensten (ook ten behoeve van andere onder- delen in het bedrijf) . De behoefte bepaalt hoe het resultaat van het werk eruit moet zien. Om dat resultaat te kunnen bereiken is dus altijd een vooruitzien nodig, een idee wat men zal gaan doen en hoe. Het stellen van een doel, het vormen van een beleid, het ont- werpen van plannen en het vinden van idee‘n om een concreet probleem tot oplossing te brengen - al deze geestelijke acti- viteiten veronderstellen de aanwezigheid van een conceptuele vaardigheid. Daarbij gaat het dus om het onderkennen van be- hoeften, mogelijkheden, gelegenheden, aan de gang zijnde ont- wikkelingen en het concipi‘ren van idee‘n, die daaraan tege- moet zouden kunnen komen. Men moet een perspectief zien, een weg voor zich zien, op gevolgen van handelingen anticiperen, kortom omgaan met iets wat er nog niet is. Dat ligt natuurlijk in de eerste plaats opgesloten in de taak van de leidinggevenden. Naarmate echter bij alle medewerkers iets van de conceptuele vaardigheid tot ontwikkeling is gekomen, wordt het meedenken en intelligent handelen in de zin van het geheel door een brede groep van medewerkers mogelijk. Voor de uitvoerenden (technische, administratieve medewer- kers, specialisten, enz.) zal het accent blijven vallen op de aanwezigheid van technische vaardigheden. Bij de leiding- gevenden op de conceptuele vaardigheid - des te meer naarmate zij voor een groter gebied verantwoordelijk zijn - terwijl de sociale vaardigheid eigenlijk bij allen ontwikkeld zou moeten zijn.