Ni
NPI - Instituut voor Organisatie Ontwikkeling
syllabus: 8445.929
VM/TT
GESPREKSBIJEENKOMSTEN
Mensen die samen willen werken, organiseren niet alleen pro-
duktieprocessen, maar ook gespreksprocessen. Eigenlijk zijn
mensen in organisaties voortdurend met elkaar in gesprek,
jaar ìn, jaar uit. Ze doen dat omdat ze met elkaar moeten
afstemmen, het werk moet gecoördineerd verlopen.
In deze zin scharen beoordelingsgesprekken, nieuwjaarsredes,
beleidsnota's, vergaderingen zich alle onder dat ene, voaort-
durende gespreksproces.
Een bekende vorm van "gesprek!" is wanneer een groep mensen
zich om een tafel zet teneinde met elkaar te gaan vergade-
ren. Hoe vaak kijken mensen niet tegen een vergadering op?
Hoe weinig Hoor ik dat iemand zich door een vergadering ver-
rijkt voelt? Vergaderen is een kunst en een kunde. Eén
slechte vergadering kan voor weken de energie bij iemand
weghalen.
Elke ontmoeting tussen mensen herbergt de mogelijkheid de
organisatie en haar mensen te verrijken.
* Vergaderen is een kunde. We zullen in deze leergang een
paar fijne kneepjes trachten te onderkennen en verder bij
de deelnemers te versterken.
* Vergaderen is een kunst. Hoe goed ieder zich ook voorbe-
reid heeft, tijdens de feitelijke bijeenkomst doen zich
altijd verrassingen voor. De ene keer lukt het, de andere
keer niet om van deze verrassingen gebruik te maken in
positieve zin. Het evalueren van dergelijke momenten ver-
hoogt het vermogen creatief te vergaderen.
Gezichtspunten
1. Fasering
Een groepsgesprek kan zich in de tijd ontwikkelen. Soms
gaat het vloeiend, dan weer schoksgewijs of zelfs blijft
het steken. Er zijn drie karakteristieke fasen te onder-
scheiden (die niet logischerwijs in de genoemde volgorde
behoeven te verschijnen):
1.1 Beeldvorming. De deelnemers proberen zich een voorstel
ling te maken van waarover gepraat wordt. Dit kan
d.m.v. cijfers, concrete gebeurtenissen, te verwachten
resultaten, te volgen strategieën, enz. Deze voorstel-
lingen bevinden zich altijd tussen wat men zichzelf
herinnert en wat men uit zichzelf opbouwt uit de fei-
ten.
Als ik zeg: "neem een hond in je gedachten", dan ziet
ieder een andere hond voor zich. Dit proces van beeld-
vorming speelt zich in ieder gesprek voortdurend af ,‚ be-
wust of onbewust. Of een gezamenlijk beeld ontstaat,
Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770.
1.2
1.5
vraagt een voortdurend wederzijds onderzoek, De reali-
teit zelf biedt uitkomst.
Oordeelsvorming. De meest bekende variant is die wanneer
iemand reageert op wat gezegd is met: “ik vind .…‚." of
“ik ben het totaal niet met je eens".
Oordelen worden gevormd, over sommige doe je een leven
lang. Oordelen zeggen iets over hoe je je op dit moment
tot een situatie verhoudt. Oordelen geven je het gevoel
waar je (voor) staat. Mensen identificeren zich soms
met hun oordelen; ze zijn hun oordelen. In een dergelij-
ke situatie staat je oordeel bij voorbaat vast en ont-
neem je jezelf een nieuwe ervaring. Oordelen bevinden
zich in die zin altijd ergens tussen oude ervaringen en
de unieke situatie in.
We hebben een paar soorten oordelen ontdekt in het vori-
ge blok:
* karakteriseren van een situatie;
theorieën;
probleemformuleringen;
tips;
vermoedens;
enz.
kk ok ok ok
Besluitvorming. Besluiten worden vaak genomen en minder
vaak uitgevoerd. Voor veel managers is deze "gap" een
raadsel. "Ik dacht dat we het volledig eens waren, en
toch......!" “Hoe krijg ik mijn medewerkers zover dat ze
doen wat ze beloven?"
De verwoording van een besluit bevindt zich altijd er-
gens tussen een ideëel gebied (ik stel me voortaan posi-
tiever op) en een handelingsgebied (ik doe morgen tussen
9 en 10 uur uitsluitend postbehandeling).
Het is essentieel, dat in de formulering van een besluit
een handeling zichtbaar is. Anders kun je niet toetsen
en bijsturen. Het besluit zelf wordt pas genomen als het
wordt uitgevoerd!
In het feitelijke gespreksverloop lopen deze fasen door
elkaar heen. Soms is het goed een besluit te nemen op
grond van onvoldoende informatie. Het effect van het ge-
nomen besluit levert razendsnel de benodigde informatie
op. Je moet dan natuurlijk wel eens op besluiten terug
durven komen.
Gespreksingrediënten
Gesprekken lijken op muziekstukken. Je kunt ze compone-
ren en uitvoeren. Je kunt improviseren op een thema. Je
leert al doende, waarbij de terugblik het leerproces
versnelt en versterkt,
2.1
2.2
2.3
Compositie
Een gesprek vraagt voorbereiding:
-— Welk doel in dit gesprek willen we bereiken? Wat ge-
beurt er vijf minuten voor het einde van de bijeen-
komst? Wat willen we dat die deelnemers een dag later
met het resultaat gaan doen?
- Hoe denken we dit doel te bereiken? Welke procedure
gaan we volgen? Eerst een inleiding, dan een korte
reactie van elke deelnemer, dan een verdiepend gesprek
in drie groepen, enz. Hoelang hebben we nodig voor de
verschillende onderdelen?
-— Waar gaan we het over hebben? Wat is de inhoud van het
gesprek? Gaat het om een probleem, gaat het om een
nieuw idee?
— Hoe gaat het gesprek gestuurd worden? Wie wordt wan-
neer gespreksleider? Vanuit welke uitgangspunten wordt
gestuurd?
— Waar gaan we zitten? Of wordt het een staande vergade-
ring? Wat is een adequate tafelopstelling? Flip-
chart? Enz, Welke middelen bevorderen de kwaliteit van
de bijeenkomst?
— Wie zijn in het gesprek aanwezig? Ervaring? Inbreng?
Om welke mensen gaat het?
- Welk idee ligt aan de bijeenkomst ten grondslag?
(b.v.: er is slechts consensus mogelijk als een ieder
zich vrij voelt een eigen standpunt in te nemen)
Uitvoering
Met behulp van de ingrediënten: mensen, middelen, uit-
gangspunten, inhoud, procedure, doel en idee kunnen we
aan het componeren slaan. Hoe goed ook de voorbereiding,
tijdens de uitvoering spelen de orkestleden soms vals,
uit de maat, te solistisch, enz. De voornoemde ingre-
diënten helpen ons om voortdurend bij te sturen. Zo moe-
ten soms tafels verzet worden, mensen "afgekapt" worden
omdat ze onbewust een nieuwe procedure lanceren. Mensen
verkeren met elkaar in interactie. Interactie kan over-
duidelijk geschieden (zeg jij nou eens wat), maar ook
heel subtiel (in papieren bladeren terwijl iemand tegen
je praat). Interactie is eigenlijk de ruimere betekenis
van het begrip gesprek. Interactie gaat met woorden, met
wenkbrauwen, met gebaren, met geuren. In de interactie
voltrekt zich het gesprek tot in de diepten der zielen.
Elk moment in het gesprek is uniek. Het wordt een kunst
als we bewust in staat zijn "staande de vergadering" de
ingrediënten te wijzigen.
Terugblik
„Terugblikken op een vergadering heeft tot doel ervan te
leren. Kies voor een terugblik een duidelijke focus: "de
kwaliteit van de sturing" of “het verschil tussen goede
bedoelingen en effect van gedrag op anderen". Het is
zinvol om in de voorbereiding al zo'n focus te kiezen.
Verschillende deelnemers kunnen verschillende foci
kiezen,
Oefening
Kijk naar een gespreksprogramma op de TV.
Analyseer het gesprek met behulp van de ingrediënten.
Welke interactionele kwaliteiten heb je gezien?
Hoe werkten deze uit?
COPYRIGHT NPI