Nederlands Pedagogisch Instituut
7404.878.a
JS-FK/LG
ROLLENSPEL EVALUATIEGESPREKKEN
Algemene informatie
Gesprek Van Putte — Maat:
Piet van Putte is hoofd van de afdeling projecten en geeft
sinds 3 jaar leiding aan 24 projectmedewerkers, die geleid
worden door 3 projectleiders.
De oudste projectleider van de afdeling is Kees Maat, 40
jaar, diploma MTS-werktuigbouw, vader van 5 kinderen. Hij
werkt al 20 jaar bij het bedrijf waar hij begon als jongste
bediende. Drie jaar geleden werd Kees Maat door Van Putte —
bij het vertrek van zijn voorganger - benoemd tot een van de
drie projectleiders. Hij geeft in deze projecten leiding aan
7 medewerkers. Eén en ander ging gepaard met een indeling in
een hogere salarisgroep.
Na één jaar functioneren in deze functie (nu 2 jaar geleden)
heeft het eerste evaluatiegesprek tussen Piet van Putte en
Kees Maat plaatsgevonden.
Uit de conclusies van dit gesprek blijkt dat:
- de voortgang van een aantal projecten gering is ten ge-
volge van een slechte coördinatie van de werkzaamheden;
- er waardering is voor de gedetailleerde wijze waarop hij
zijn correspondentie voert en gemaakte afspraken vastlegt;
- er uitvoerig is gesproken over fouten die Kees in de be-
sluitvorming t.a.v. de aanschaf van apparatuur heeft ge-
maakt, Kees had de automatiseringsmogelijkheden ervan te
hoog ingeschat, waardoor achteraf een aanzienlijke verho-
ging van de personeelskosten is ontstaan.
De bestelorder was overigens geparafeerd door het hoofd; de
fout was echter niet opgevallen, omdat — bij gebrek aan tijd
het hoofd was afgegaan op een mondelinge toelichting van
Kees en had volstaan met een globale blik in het investe-
ringsrapport.
Mede n.a.v. het evaluatiegsprek is Kees toen geadviseerd een
cursus projectmanagement te volgen.
Eén jaar geleden vond opnieuw een evaluatiegsprek plaats. De
cursus projectmanagement is met succes gevolgd. Er zijn geen
grote fouten meer gemaakt, Wel is gebleken, dat Kees er
moeite mee heeft de werkzaamheden van zijn medewerkers op
elkaar af te stemmen.
Daarnaast blijkt het voor hem moeilijk om zijn medewerkers
gemotiveerd aan het werk te houden. Hij heeft er moeite mee
Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist Telefoon 03404-20044
te bepalen in welke situaties een meegaande houding op zijn
plaats is, wie in staat is zelfstandig te werken en bij wie
de teugels meer aangetrokken dienen te worden.
Eén en ander resulteert in klachten van medewerkers over de
wijze van leiding geven.
Tijdens het evaluatiegesprek is de vraag aan de orde geweest
of de verzwaarde functie wellicht te hoog gegrepen is voor
Kees. Kees heeft dit met vuur ontkend en is ervan overtuigd,
dat hij alleen meer ervaring met het behandelen van proble-
men en het leiding geven op moet doen.
Onlangs heeft zich een incident afgespeeld tussen Kees Maat
en één van zijn medewerkers. Om een project met flinke ach-
terstand weer op tijdschema te krijgen heeft Kees één van
zijn medewerkers, Jaap van Ham, onder hoge druk gezet om be-
nodigde technische tekeningen gereed te maken voor de in-
koopmedewerker, zodat deze enkele vitale apparaten kon gaan
bestellen. Jaap werkte hiervoor twee weken lang praktisch
elke dag over en zelfs tijdens het weekeinde. Toen bleek,
dat de inkoper pas 14 dagen later de tekeningen van Kees
heeft ontvangen is Jaap ontploft. Hij verwijt Kees incompe-
tentie, ook al omdat dergelijke zaken al vaker waren voorge-
komen, alsmede het niet-menselijk omspringen met z'n mede-
werkers.
Eén dezer dagen is het de tijd voor het volgende evaluatie-
gesprek.
COPYRIGHT NPI
ND
Nederlands Pedagogisch Instituut
7404.878.b
JS-FK/LG
ROLLENSPEL EVALUATIEGESPREKKEN
Rol van Piet van Putte, hoofd projecten
Eén dezer dagen is Jaap van Ham bij u geweest om formeel z'n
beklag te doen over het voorval met het overwerk wat niet
nodig bleek. Hij vertelde voorts, dat bij vele collega's
eenzelfde mening over Kees leeft en dat enkele lopende pro-
jecten ernstig vertraagd zijn en dat u, Van Putte, daar ook
wel de nadelige gevolgen van zult ondervinden.
U aarzelt wat u in het evaluatiegesprek met Kees te doen
staat: u had ook de indruk, dat het coördineren en leiding
geven nog niet erg goed liep, maar dat er minder beoorde-
lingsfouten optreden die tot vertragingen in de projecten
kunnen leiden. Maar nu z'n eigen mensen blijkbaar geen ver-
trouwen meer in hem hebben en belangrijke projecten ver-
traagd dreigen te worden, is het dan niet het beste-om Kees
terug te plaatsen naar de functie van projectmedewerker?
COPYRIGHT NPI
Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschtáan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist Telefoon 03404-20044
ND
Nederlands Pedagogisch Instituut
praktijkgeval: 7404.878.c
JS-FK/LG
EVALUATIEGESPREKKEN
Rol van Kees Maat, projectleider
U bent reeds lang in dienst van de firma. Na het behalen van
uw MTS-diploma — in uw eigen tijd - werd u door uw voorma-
lige chef te werk gesteld op de tekenkamer.
Tien jaar geleden gaf hij u de functie van medewerker pro-
jecten. Vlak voor het afscheid van uw voormalige chef, 5
jaar geleden, vertrouwde uw huidige chef Van Putte u uw hui-
dige functie toe, met een salarisverhoging.
Een jaar na het vertrek van uw voorganger had u (dat is nu
twee jaar geleden) met uw nieuwe chef Van Putte een eerste
evaluatiegesprek. U hebt het verslag van dat gesprek nog
eens nageslagen en u herinnert u weer dat vervelende geval
van de apparatuur.
Achteraf gezien was het inderdaad stom om de automatise-
ringsaspecten te weinig aandacht te geven bij de aanschaf
van de apparatuur. Maar automatisering is ook zo gecompli-
ceerd. Ik had ook wat meer met mijn chef moeten overleggen.
Alleen ik wilde juist toen bewijzen, dat ík zo'n geval zelf-
standig aan kon en ten slotte heeft hij er zelf naar gekeken
en het geparafeerd,
U heeft de indruk momenteel redelijk te functioneren. De
planning loopt gemiddeld niet meer dan drie weken achter. u
hoort ook geen klachten van uw medewerkers.
Het incident met Jaap van Ham was weliswaar vervelend, maar
die is daar niet meer op teruggekomen. En in een dynamisch
bedrijf kan dat nu eenmaal gebeuren.
De coördinatie van de verschillende werkzaamheden valt u nog
wel eens zwaar.
Het lijkt u alsof de mensen zelf nooit initiatief nemen om
elkaar te informeren en activiteiten met elkaar af te stem-
men. Iedereen houdt zich aan de letter van instructie en be-
schouwt u als boodschapper en degene die de afstemming moet
verzorgen.
U voelt zich redelijk tevreden over het geheel genomen en
bent benieuwd of er een periodiek meer zou kunnen zitten in
het komende evaluatiegesprek.
COPYRIGHT NPI
Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770