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NPI - Instituut voor Organisatie Ontwikkeling GESPREKSBIJEENKOMSTEN Mensen d i e samen w i l l e n w e r k e n , o r g a n i s e r e n n i e t a l l e e n p r o - d u k t i e p r o c e s s e n , m a a r o o k g e s p r e k s p r o c e s s e n . E i g e n l i j k z i j n mensen i n o r g a n i s a t i e s v o o r t d u r e n d m e t e l k a a r i n g e s p r e k , j a a r i n , j a a r u i t . Z e d o e n d a t o m d a t z e m e t e l k a a r m o e t e n afstemmen, h e t w e r k m o e t g e c o ö r d i n e e r d v e r l o p e n . I n d e z e z i n s c h a r e n b e o o r d e l i n g s g e s p r e k k e n , n i e u w j a a r s r e d e s , b e l e i d s n o t a t s , v e r g a d e r i n g e n z i c h a l l e o n d e r d a t e n e , v o o r t - durende g e s p r e k s p r o c e s . Een b e k e n d e v o r m v a n “ g e s p r e k ” i s w a n n e e r e e n g r o e p mensen z i c h om e e n t a f e l z e t t e n e i n d e m e t e l k a a r t e g a a n v e r g a d e - r e n . H o e v a a k k i j k e n mensen n i e t t e g e n e e n v e r g a d e r i n g o p ? Hoe w e i n i g h o o r i k d a t i e m a n d z i c h d o o r e e n v e r g a d e r i n g v e r - r i j k t v o e l t ? Ve r g a d e r e n i s e e n k u n s t e n e e n k u n d e . E é n s l e c h t e v e r g a d e r i n g k a n v o o r w e k e n d e e n e r g i e b i j i e m a n d w e g h a l e n . E l k e o n t m o e t i n g t u s s e n mensen h e r b e r g t d e m o g e l i j k h e i d d e o r g a n i s a t i e e n h a a r mensen t e v e r r i j k e n . * Ve r g a d e r e n i s e e n k u n d e . We z u l l e n i n d e z e l e e r g a n g e e n paar fi j n e k n e e p j e s t r a c h t e n t e o n d e r k e n n e n e n v e r d e r b i j de d e e l n e m e r s t e v e r s t e r k e n . * Ve r g a d e r e n i s e e n k u n s t . H o e g o e d i e d e r z i c h o o k v o o r b e - r e i d h e e f t , t i j d e n s d e f e i t e l i j k e b i j e e n k o m s t d o e n z i c h a l t i j d v e r r a s s i n g e n v o o r . D e e n e k e e r l u k t h e t , d e a n d e r e keer n i e t om v a n d e z e v e r r a s s i n g e n g e b r u i k t e maken i n p o s i t i e v e z i n . H e t e v a l u e r e n v a n d e r g e l i j k e momenten v e r - hoogt h e t v e r m o g e n c r e a t i e f t e v e r g a d e r e n . Gezichtspunten Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 0 3 4 0 4 - 2 0 0 4 4 , F a x 0 3 4 0 4 - s y l l a b u s : 8 4 4 5 . 9 2 9 VM/TT 1. F a s e r i n g Een g r o e p s g e s p r e k k a n z i c h i n d e t i j d o n t w i k k e l e n . Soms gaat h e t v l o e i e n d , d a n w e e r s c h o k s g e w i j s o f z e l f s b l i j f t het s t e k e n . E r z i j n d r i e k a r a k t e r i s t i e k e f a s e n t e o n d e r - s c h e i d e n ( d i e n i e t l o g i s c h e r w i j s i n d e genoemde v o l g o r d e behoeven t e v e r s c h i j n e n ) : 1.1 B e e l d v o r m i n g . D e d e e l n e m e r s p r o b e r e n z i c h e e n v o o r s t e l - l i n g t e maken v a n w a a r o v e r g e p r a a t w o r d t . D i t k a n d . m . v. c i j f e r s , c o n c r e t e g e b e u r t e n i s s e n ; t e v e r w a c h t e n r e s u l t a t e n , t e v o l g e n s t r a t e g i e ë n , e n z . D e z e v o o r s t e l - l i n g e n b e v i n d e n z i c h a l t i j d t u s s e n w a t men z i c h z e l f h e r i n n e r t e n w a t men u i t z i c h z e l f o p b o u w t u i t d e f e i - t e n . A l s i k z e g : “ n e e m e e n h o n d i n j e g e d a c h t e n ” , d a n z i e t i e d e r e e n a n d e r e h o n d v o o r z i c h . D i t p r o c e s v a n b e e l d - vorming s p e e l t z i c h i n i e d e r g e s p r e k v o o r t d u r e n d a f , b e - wust o f o n b e w u s t . O f e e n g e z a m e n l i j k b e e l d o n t s t a a t , 2. v r a a g t e e n v o o r t d u r e n d w e d e r z i j d s o n d e r z o e k . D e r e a l i - t e i t z e l f b i e d t u i t k o m s t . 1 . 2 O o r d e e l s v o r m i n g . D e m e e s t b e k e n d e v a r i a n t i s d i e w a n n e e r iemand r e a g e e r t o p w a t g e z e g d i s m e t : “ i k v i n d . . . ” o f “ i k b e n h e t t o t a a l n i e t m e t j e e e n s ” . Oordelen w o r d e n g e v o r m d , o v e r sommige d o e j e e e n l e v e n l a n g . O o r d e l e n z e g g e n i e t s o v e r h o e j e j e o p d i t moment t o t e e n s i t u a t i e v e r h o u d t . O o r d e l e n g e v e n j e h e t g e v o e l waar j e ( v o o r ) s t a a t . M e n s e n i d e n t i fi c e r e n z i c h s o m s met h u n o o r d e l e n ; z e z i j n h u n o o r d e l e n . I n e e n d e r g e l i j - ke s i t u a t i e s t a a t j e o o r d e e l b i j v o o r b a a t v a s t e n o n t - neem j e j e z e l f e e n n i e u w e e r v a r i n g . O o r d e l e n b e v i n d e n z i c h i n d i e z i n a l t i j d e r g e n s t u s s e n o u d e e r v a r i n g e n e n de u n i e k e s i t u a t i e i n . We h e b b e n e e n p a a r s o o r t e n o o r d e l e n o n t d e k t i n h e t v o r i - ge b l o k : * k a r a k t e r i s e r e n v a n e e n s i t u a t i e ; * t h e o r i e ë n ; * p r o b l e e m f o r m u l e r i n g e n ; * t i p s ; * v e r m o e d e n s ; * e n z . 1 . 3 B e s l u i t v o r m i n g . B e s l u i t e n w o r d e n v a a k genomen e n m i n d e r vaak u i t g e v o e r d . V o o r v e e l m a n a g e r s i s d e z e “ g a p ” e e n r a a d s e l . “ I k d a c h t d a t w e h e t v o l l e d i g e e n s w a r e n , e n t o c h ” “ H o e k r i j g i k m i j n m e d e w e r k e r s z o v e r d a t z e doen w a t z e b e l o v e n ? ” De v e r w o o r d i n g v a n e e n b e s l u i t b e v i n d t z i c h a l t i j d e r - gens t u s s e n e e n i d e ë e l g e b i e d ( i k s t e l me v o o r t a a n p o s i - t i e v e r o p ) e n e e n h a n d e l i n g s g e b i e d ( i k d o e m o r g e n t u s s e n 9 e n 1 0 u u r u i t s l u i t e n d p o s t b e h a n d e l i n g ) . Het i s e s s e n t i e e l , d a t i n d e f o r m u l e r i n g v a n e e n b e s l u i t een h a n d e l i n g z i c h t b a a r i s . A n d e r s k u n j e n i e t t o e t s e n en b i j s t u r e n . H e t b e s l u i t z e l f w o r d t p a s genomen a l s h e t wordt u i t g e v o e r d ! In h e t f e i t e l i j k e g e s p r e k s v e r l o o p l o p e n d e z e f a s e n d o o r e l k a a r h e e n . Soms i s h e t g o e d e e n b e s l u i t t e nemen o p grond v a n o n v o l d o e n d e i n f o r m a t i e . H e t e f f e c t v a n h e t g e - nomen b e s l u i t l e v e r t r a z e n d s n e l d e b e n o d i g d e i n f o r m a t i e op. J e m o e t d a n n a t u u r l i j k w e l e e n s o p b e s l u i t e n t e r u g durven k o m e n . 2. G e s p r e k s i n g r e d i ë n t e n Gesprekken l i j k e n o p m u z i e k s t u k k e n . J e k u n t z e c o m p o n e - ren e n u i t v o e r e n . J e k u n t i m p r o v i s e r e n o p e e n t h e m a . J e l e e r t a l d o e n d e , w a a r b i j d e t e r u g b l i k h e t l e e r p r o c e s v e r s n e l t e n v e r s t e r k t . 3. 2.1 C o m p o s i t i e Een g e s p r e k v r a a g t v o o r b e r e i d i n g : - We l k d o e l i n d i t g e s p r e k w i l l e n w e b e r e i k e n ? Wa t g e - b e u r t e r v i j f m i n u t e n v o o r h e t e i n d e v a n d e b i j e e n - komst? Wa t w i l l e n w e d a t d i e d e e l n e m e r s e e n d a g l a t e r met h e t r e s u l t a a t g a a n d o e n ? - H o e d e n k e n w e d i t d o e l t e b e r e i k e n ? We l k e p r o c e d u r e gaan w e v o l g e n ? E e r s t e e n i n l e i d i n g , d a n e e n k o r t e r e a c t i e v a n e l k e d e e l n e m e r, d a n e e n v e r d i e p e n d g e s p r e k i n d r i e g r o e p e n , e n z . H o e l a n g h e b b e n w e n o d i g v o o r d e v e r s c h i l l e n d e o n d e r d e l e n ? - Wa a r g a a n w e h e t o v e r h e b b e n ? Wa t i s d e i n h o u d v a n h e t gesprek? G a a t h e t om e e n p r o b l e e m , g a a t h e t om e e n nieuw i d e e ? - Hoe g a a t h e t g e s p r e k g e s t u u r d w o r d e n ? W i e w o r d t w a n - neer g e s p r e k s l e i d e r ? V a n u i t w e l k e u i t g a n g s p u n t e n w o r d t g e s t u u r d ? - Wa a r g a a n w e z i t t e n ? O f w o r d t h e t e e n s t a a n d e v e r g a d e - r i n g ? Wa t i s e e n a d e q u a t e t a f e l o p s t e l l i n g ? F l i p - c h a r t ? E n z . W e l k e m i d d e l e n b e v o r d e r e n d e k w a l i t e i t v a n de b i j e e n k o m s t ? - W i e z i j n i n h e t g e s p r e k a a n w e z i g ? E r v a r i n g ? I n b r e n g ? Om w e l k e mensen g a a t h e t ? - We l k i d e e l i g t a a n d e b i j e e n k o m s t t e n g r o n d s l a g ? ( b . v . : e r i s s l e c h t s c o n s e n s u s m o g e l i j k a l s e e n i e d e r z i c h v r i j v o e l t e e n e i g e n s t a n d p u n t i n t e nemen) 2 . 2 U i t v o e r i n g Met b e h u l p v a n d e i n g r e d i ë n t e n : m e n s e n , m i d d e l e n , u i t - g a n g s p u n t e n , i n h o u d , p r o c e d u r e , d o e l e n i d e e k u n n e n w e aan h e t c o m p o n e r e n s l a a n . H o e g o e d o o k d e v o o r b e r e i d i n g , t i j d e n s d e u i t v o e r i n g s p e l e n d e o r k e s t l e d e n s o m s v a l s , u i t d e m a a t , t e s o l i s t i s c h , e n z . D e v o o r n o e m d e i n g r e - d i ë n t e n h e l p e n o n s om v o o r t d u r e n d b i j t e s t u r e n . Z o m o e - ten s o m s t a f e l s v e r z e t w o r d e n , m e n s e n “ a f g e k a p t ” w a r d e n omdat z e o n b e w u s t e e n n i e u w e p r o c e d u r e l a n c e r e n . Mensen v e r k e r e n m e t e l k a a r i n i n t e r a c t i e . I n t e r a c t i e k a n o v e r - d u i d e l i j k g e s c h i e d e n ( z e g j i j n o u e e n s w a t ) , m a a r o o k h e e l s u b t i e l ( i n p a p i e r e n b l a d e r e n t e r w i j l i e m a n d t e g e n j e p r a a t ) . I n t e r a c t i e i s e i g e n l i j k d e r u i m e r e b e t e k e n i s van h e t b e g r i p g e s p r e k . I n t e r a c t i e g a a t m e t w o o r d e n , m e t wenkbrauwen, m e t g e b a r e n , m e t g e u r e n . I n d e i n t e r a c t i e v o l t r e k t z i c h h e t g e s p r e k t o t i n d e d i e p t e n d e r z i e l e n . E l k moment i n h e t g e s p r e k i s u n i e k . H e t w o r d t e e n k u n s t a l s w e b e w u s t i n s t a a t z i j n “ s t a a n d e d e v e r g a d e r i n g ” d e i n g r e d i ë n t e n t e w i j z i g e n . 2 . 3 Te r u g b l i k Te r u g b l i k k e n o p e e n v e r g a d e r i n g h e e f t t o t d o e l e r v a n t e l e r e n . K i e s v o o r e e n t e r u g b l i k e e n d u i d e l i j k e f o c u s : “ d e k w a l i t e i t v a n d e s t u r i n g ” o f “ h e t v e r s c h i l t u s s e n g o e d e COPYRIGHT N P I Oefening K i j k n a a r een gespreksprogramma op d e TV. A n a l y s e e r h e t gesprek met b e h u l p van de i n g r e d i ë n t e n . Welke i n t e r a c t i o n e l e k w a l i t e i t e n heb j e g e z i e n ? 4. b e d o e l i n g e n e n e f f e c t v a n g e d r a g o p a n d e r e n ” . H e t i s z i n v o l om i n d e v o o r b e r e i d i n g a l z o ' n f o c u s t e k i e z e n . Ve r s c h i l l e n d e d e e l n e m e r s k u n n e n v e r s c h i l l e n d e f o c i k i e z e n . Hoe w e r k t e n d e z e u i t ?