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- Instituut voor Organisatie Ontwikkeling SAMENWERKING I N GROEPEN EN ORGANISATIES s y l l a b u s : 6 2 6 9 . 8 9 2 HS/LG De p l a a t s v a n c r e a t i e v e samenwerking i n een arbeidsorganisat i e Samenwerking b e t e k e n t i n d e w e r k e l i j k h e i d g e m e e n s c h a p p e l i j k i e t s t o t s t a n d b r e n g e n , e e n d o e l b e r e i k e n . Voorwaarden d a a r t o e z i j n : - c o m m u n i c a t i e , e l k a a r v e r s t a a n , e e n g e m e e n s c h a p p e l i j k e “ t a a l ” s p r e k e n om t o t d u i d e l i j k e a f s p r a k e n t e k u n n e n k o - men; - a c c e p t a t i e a l s m e d e s p e l e r s , d . w . z . o v e r w e g e n d p o s i t i e v e m e n s e l i j k e v e r h o u d i n g e n . D i t i s e c h t e r n o g n i e t v o l d o e n d e . D a a r k o m t n o g b i j d e w i l h e t w e r k g e m e e n s c h a p p e l i j k t o t e e n g o e d e i n d e t e b r e n g e n e n w e e r s t a n d e n ( m o e i l i j k h e d e n ) t e o v e r w i n n e n d i e h e t s a m e n w e r - ken n o o d z a k e l i j k e r w i j z e m e t z i c h m e e b r e n g t . I m m e r s , a l l e b e - s l i s s i n g e n e n d a d e n v a n e e n m e d e w e r k e r h e b b e n g e v o l g e n v o o r h e t w e r k v a n a n d e r e n e n d e u i t k o m s t v a n h e t g e h e e l - o o k h e t n a l a t e n e r v a n . Samenwerking h o u d t d u s i n o n d e r l i n g e a f h a n k e l i j k h e i d , o m d a t i n p r i n c i p e a l l e m e d e w e r k e r s v e r s c h i l l e n d e werkzaamheden v e r r i c h t e n o p b a s i s v a n v e r s c h i l l e n d e k u n d i g h e d e n , d i e a l l e a l s i n b r e n g n o o d z a k e l i j k z i j n v o o r h e t t o t s t a n d b r e n g e n v a n h e t g e m e e n s c h a p p e l i j k e e i n d r e s u l t a a t . Vormen van samenwerking 1. B i j e e n v o u d i g e , t e o v e r z i e n e o p g a v e n , d u s i n c o n c r e t e s i - t u a t i e s e n k l e i n e g r o e p e n i s s a m e n w e r k i n g m e e s t a l g e e n p r o b l e e m . I n d a t g e v a l w o r d t n i e t o v e r d e s a m e n w e r k i n g a l s z o d a n i g n a g e d a c h t . M e n i m p r o v i s e e r t g r o t e n d e e l s e n maakt p e r s o o n l i j k e a f s p r a k e n w a a r d a t n o d i g i s . H o e g o e d deze s a m e n w e r k i n g v e r l o o p t , h a n g t i n g r o t e m a t e v a n d e d i r e c t e i n z e t e n d e o n d e r l i n g e v e r h o u d i n g e n v a n d e b e - t r o k k e n p e r s o n e n a f . D i t i s v o o r a l i n d e p i o n i e r f a s e v a n o r g a n i s a t i e s h e t g e v a l . We noemen d i t : spontane samenwerking. 2. Z i j n v e l e mensen o p v e r s c h i l l e n d e p l a a t s e n b e z i g a a n e e n g e m e e n s c h a p p e l i j k “ p r o d u k t ” , d a n m o e t d e s a m e n w e r k i n g “ g e o r g a n i s e e r d ” w o r d e n . Z o w e l d e v e r d e l i n g a l s d e c o b r d i - n a t i e v a n w e r k m o e t e n v a n t e v o r e n w o r d e n d o o r d a c h t e n door r e g e l s , w e r k v o o r b e r e i d i n g , e . d . w o r d e n v a s t g e l e g d . We noemen d i t : f o r m e l e samenwerking. Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770. 2. Deze k a n a l l e e n f u n c t i o n e r e n a l s d e n o d i g e c o m m u n i c a t i e ook g e o r g a n i s e e r d i s e n v e r z o r g d w o r d t , d i t g e b e u r t v o o r een g r o o t d e e l s c h r i f t e l i j k . F u n c t i e s e n r o l l e n w o r d e n ook m e e r v a s t g e l e g d . 3. Wo r d e n a r b e i d s p r o c e s s e n i n h o o f d z a a k f o r m e e l g e o r g a n i - s e e r d , d a n l e i d t d i t n a v e r l o o p v a n t i j d t o t v e r s t a r r i n g , f o r m a l i s m e e n l e e g l o o p , v e r m i n d e r d e e fi c i e n c y e n g e b r e k aan m o t i v a t i e , t e n z i j d e mensen m e t o n d e r l i n g b e g r i p e n s o e p e l h e i d v o o r k o m e n d e p r o b l e m e n m e t e l k a a r o p v a n g e n . D a t komt o n g e v e e r o v e r e e n m e t w a t men o o k w e l “ i n f o r m e l e o r - g a n i s a t i e ” h e e f t g e n o e m d . V u l l e n d e f o r m e l e e n d e i n f o r - mele o r g a n i s a t i e e l k a a r z o g o e d m o g e l i j k a a n ( z e k u n n e n ook u i t e l k a a r g r o e i e n e n e l k a a r b e s t r i j d e n ) , d a n b e t e - k e n t d a t , d a t d e mensen b e r e i d z i j n “ h e t s p e l m e t e l k a a r t e s p e l e n ” . E r w o r d t d a n t e g e l i j k g e s t r e e f d n a a r h e l d e r - h e i d e n o v e r z i c h t e l i j k h e i d ( d e f o r m e l e k a n t ) e n n a a r s o e p e l h e i d e n e f fi c i ë n t f u n c t i o n e r e n a n d e r z i j d s ( d e i n - f o r m e l e k a n t ) . De f o r m e l e s a m e n w e r k i n g w o r d t d a n a a n g e v u l d d o o r w a t w e zouden k u n n e n n o e m e n : e e n w e l w i l l e n d e s a m e n w e r k i n g . D e z e kan a l l e e n f u n c t i o n e r e n , w a n n e e r e r e e n m e e r d a n f o r m e e l n o o d z a k e l i j k e b e r e i d h e i d t o t c o m m u n i c a t i e e n a c c e p t a t i e van e l k a a r s r o l l e n i s . De b e i d e l a a t s t g e n o e m d e v o r m e n v a n s a m e n w e r k i n g z i j n k e n - merkend v o o r o r g a n i s a t i e s i n d e f a s e v a n d e r a t i o n e l e o r - g a n i s a t i e . Wa n n e e r i n z o e e n o r g a n i s a t i e g e z e g d w o r d t d a t men d e s a m e n w e r k i n g z o u w i l l e n v e r b e t e r e n , d a n w o r d t v e e l a l b e d o e l d h e t a a n k w e k e n v a n e e n w e l w i l l e n d e h o u d i n g t e n a a n z i e n v a n s a m e n w e r k i n g i n e e n r e e d s v a s t g e l e g d e e n aan r e g e l s g e b o n d e n g a n g v a n z a k e n . Wanneer b . v . d e d i r e c t i e v a n e e n b e d r i j f m e e n t , d a t b i j i n t e r n e m o e i l i j k h e d e n a a n d e f o r m e l e o r g a n i s a t i e n i e t s h o e f t t e w o r d e n v e r b e t e r d , m a a r a l l e e n i e t s aan d e b e r e i d h e i d v a n d e mensen g e d a a n m o e t w o r d e n , b . v . d o o r c u r s u s s e n , d a n k a n h e t e f f e c t d a a r v a n t e g e n g e s t e l d z i j n a a n w a t e r v a n v e r w a c h t w e r d . D e m o e i l i j k h e d e n z i j n i m m e r s e e n s y m p t o o m e r v a n , d a t d e f o r m e l e o r g a n i s a t i e e n d e mensen u i t e l k a a r z i j n g e - g r o e i d . D o o r c u r s u s s e n o v e r s a m e n w e r k i n g w o r d e n d e mensen z i c h d a a r v a n n o g m e e r b e w u s t . Waarom z o u d e n z i j b e r e i d h e i d m o e t e n o p b r e n g e n i n e e n f o r m e l e o r g a - n i s a t i e t e w e r k e n , d i e z i j o m d e e e n o f a n d e r e r e d e n n i e t i n d i e v o r m a c c e p t e r e n , m a a r w a a r a a n z i j o o k n i e t s ( m e d e ) m o g e n v e r a n d e r e n . Deze s i t u a t i e v r a a g t e i g e n l i j k om e e n v o r m v a n o r g a - n i s a t i e - o n t w i k k e l i n g . 3. I s d e o r g a n i s a t i e r e l a t i e f o v e r z i c h t e l i j k e n i n e e n f a s e van r u s t i g e o n t w i k k e l i n g , d a n k a n men m e t e e n g o e d e f o r - mele o r g a n i s a t i e e n w e l w i l l e n d e s a m e n w e r k i n g t o t b e v r e d i - gende w e r k s i t u a t i e s k o m e n . D i t k o m t d a n b . v . t o t u i t d r u k - k i n g i n a l l e r l e i o v e r l e g g r o e p e n d i e h e t g e z o n d e f u n c t i o - neren v a n d e o r g a n i s a t i e o n d e r s t e u n e n . 4. I n d e i n t e g r a t i e f a s e e n t i j d e n s d e o v e r g a n g d a a r n a a r t o e z i j n v e l e m e d e w e r k e r s o p v e r s c h i l l e n d e n i v e a u s b e t r o k k e n b i j h e t o n t w i k k e l e n e n r e a l i s e r e n v a n b e l e i d , d o e l e n , o r - g a n i s a t i e e n w e r k w i j z e n v a n h u n a r b e i d s g e b i e d . Z i j m o e t e n dan g e z a m e n l i j k i e t s n i e u w s o n t w i k k e l e n e n t o t s t a n d b r e n g e n , n i e t a l l e e n l o p e n d e p r o c e s s e n v e r z o r g e n e n b i j - s t u r e n z o a l s i n d e v o r i g e f a s e . Wij noemen d a t : c r e a t i e v e samenwerking. I n d e i n t e g r a t i e f a s e v e r s c h i j n t g e l e i d e l i j k e e n a a n t a l groepen m e t e e n m i n o f m e e r c r e a t i e v e t a a k , m . n . p r o j e c t - groepen e n b e l e i d s g r o e p e n . De t a a k v a n e e n p r o j e c t g r o e p k a n v a n v e r s c h i l l e n d e a a r d z i j n : - O n d e r z o e k e n s t u d i e v a n e e n b e p a a l d g e b i e d o f v r a a g s t u k op t e c h n i s c h , o r g a n i s a t o r i s c h , e c o n o m i s c h o f s o c i a a l g e b i e d . B . v . d e k a n s e n v a n e e n n i e u w p r o d u k t o f e e n nieuwe w e r k w i j z e o f d e c o n s e q u e n t i e s v a n d e i n v o e r i n g van a u t o m a t i s e r i n g o n d e r z o e k e n , o f h e t f u n c t i o n e r e n v a n een r e g i o , a f d e l i n g , e n z . d o o r l i c h t e n e n d a a r o v e r a d - v i e s u i t b r e n g e n . D i t z i j n d u s “ o n d e r z o e k p r o j e c t e n ” . - O p z e t , p l a n n i n g , i n v o e r i n g e n b e g e l e i d i n g van b . v . een u i t b r e i d i n g v a n h e t b e d r i j f , e e n n i e u w b o u w, e e n r e o r g a - n i s a t i e o f e e n p r o j e c t i . v . m . e e n e e n m a l i g e g r o t e o r - d e r. D i t z i j n “ w e r k p r o j e c t e n ” . - I n c i d e n t e l e g r o e p e n m e t d e t a a k e e n g e c o m p l i c e e r d p r o - bleem o p t e l o s s e n o f - s o m s o p k o r t e t e r m i j n - e e n u i t w e g u i t e e n i m p a s s e t e v i n d e n . Kenmerkend v o o r p r o j e c t g r o e p e n i s ? d a t z e - a l t h a n s e e n a a n t a l l e d e n d a a r v a n - ( t i j d e l i j k ) u i t h e t v e r z o r g e n v a n de l o p e n d e g a n g v a n z a k e n ( u i t v o e r i n g ) z i j n l o s g e m a a k t e n i n d e r i c h t i n g v a n e e n b e p a a l d e d o e l s t e l l i n g c r e a t i e f moeten w a r d e n . D e z e g r o e p e n z i j n v a a k m u l t i d i s c i p l i n a i r s a m e n g e s t e l d ; w a a r mensen v a n v e r s c h i l l e n d e v a k - e n t a a k - g e b i e d e n ( b . v . c o n s t r u c t i e , a d m i n i s t r a t i e e n m a r k e t i n g ) moeten s a m e n w e r k e n , w o r d t h u n w e r k p a s v r u c h t b a a r , a l s d i t o p h e t n i v e a u v a n c r e a t i e v e s a m e n w e r k i n g k o m t . Wa a r a l l e e n f o r m e e l e n w e l w i l l e n d s a m e n g e w e r k t w o r d t , z o a l s i n v e l e c o m m i s s i e s , z i j n d e r e s u l t a t e n v a a k g e r i n g . De t a a k v a n e e n b e l e i d s g r o e p i s v o o r e e n b e p a a l d g e b i e d b e l e i d t e o n t w i k k e l e n e n d e r e a l i s a t i e d a a r v a n t e b e g e - l e i d e n , b . v . i n v e s t e r i n g s b e l e i d , p e r s o n e e l s b e l e i d , e n z . D i t z i j n v a a k t a k e n o p l a n g e r e t e r m i j n , d i e h o g e e i s e n s t e l l e n , z o w e l a a n p e r s o o n l i j k e c a p a c i t e i t e n a l s a a n h e t n i v e a u v a n d e s a m e n w e r k i n g . Deze g r o e p e n h e b b e n g e m e e n , d a t e r i e t s n i e u w s , t o e - k o m s t i g s o n t w i k k e l d m o e t w o r d e n , i n d e e e r s t e p l a a t s i d e e ë n , m a a r o o k w e g e n n a a r d e r e a l i s a t i e d a a r v a n . D u s l e i d i n g g e v e n a a n d e c o n c r e t e o n t w i k k e l i n g e n i n v o e r i n g , t o t d a t h e t v a n z e l f s p r e k e n d f u n c t i o n e r e n d e o n d e r d e l e n o f p r o c e s s e n v a n h e t b e d r i j f g e w o r d e n z i j n . Voorwaarden voor c r e a t i e v e samenwerking 4. Wat d e mensen b e t r e f t noemen w e e e n d r i e t a l h o o f d v o o r w a a r - den, n a m e l i j k : - h e t b e r e i k t - h e b b e n v a n e e n b e p a a l d b e w u s t z i j n ; - h e t a a n w e z i g - z i j n v a n b e p a a l d e a t t i t u d e n ( b e r e i d h e i d t o t samenwerken); - h e t b e s c h i k k e n o v e r b e p a a l d e c a p a c i t e i t e n ( v e r m o g e n t o t samenwerken). 1. S l e u t e l t o t s a m e n w e r k i n g i s h e t b e w u s t z i j n v a n h e t g e - m e e n s c h a p p e l i j k e d o e l , d u s h e t i n z i c h t i n h e t w a a r h e e n e n w a a r t o e , d e z i n v a n d e g e z a m e n l i j k e i n s p a n n i n g . D a a r u i t k o m t d e m o t i v a t i e v o o r t , d i e e e n g r o e p t o t e e n samen-werkende g r o e p m a a k t . D o e l b e w u s t z i j n i s v o o r w a a r d e , n i e t a l l e e n v o o r h e t ( v a n g a n s e r h a r t e ) m e e - d o e n , m a a r ook h e t k u n n e n e n w i l l e n m e e - s t u r e n . Dat i s e c h t e r a l l e e n h e t g e v a l , w a n n e e r d e d o e l e n r e ë e l z i j n , n i e t m e t d e mond b e l e d e n “ s c h i j n d o e l e n ” ! De h i e r b i j b e h o r e n d e a t t i t u d e k a n men k a r a k t e r i s e r e n a l s : engagement, z i c h mee-verantwoordelijk v o e l e n , z i c h met het d o e l v e r b i n d e n . Wat d e c a p a c i t e i t e n b e t r e f t g a a t h e t d a a r b i j o m : “ c o n c e p - t u e l e v e r m o g e n s ” . 2. D e t w e e d e v o o r w a a r d e i s h e t b e w u s t z i j n v a n o n d e r l i n g e a f - h a n k e l i j k h e i d . D e h o u d i n g d i e d a a r m e e d i r e c t v e r b a n d houdt, i s d e b e r e i d h e i d een b i j d r a g e t e w i l l e n l e v e r e n , r e s p e c t i e v e l i j k de b i j d r a g e van d e anderen m o g e l i j k t e maken. I e d e r l i d v a n e e n ( c r e a t i e v e ) g r o e p l e v e r t i m m e r s een b i j d r a g e , d i e v o o r h e t b e r e i k e n v a n h e t d o e l n o o d z a - k e l i j k i s e n d e b i j d r a g e n v a n a n d e r e n p a s m o g e l i j k o f i n e l k g e v a l p a s e f f e c t i e f m a a k t . 5. H i n d e r n i s s e n d a a r b i j z i j n v o o r a l v o o r o o r d e l e n e n g e b r e k aan ( z e l f - ) v e r t r o u w e n t e n a a n z i e n v a n e i g e n c a p a c i t e i t e n o f d i e v a n d e a n d e r e n ( i s a a n d e e e r s t e v o o r w a a r d e v o l - daan - d e m o t i v a t i e - d a n i s g e m a k z u c h t u i t g e s l o t e n ) . E e n b e l a n g r i j k e t a a k v a n d e g r o e p i s e l k a a r m o g e l i j k t e maken een o p t i m a l e b i j d r a g e t e g e v e n . D a t i s m e e r d a n g e l o v e n , d a t d e a n d e r e n d a t w e l z u l l e n k u n n e n , h e t i s e e n a c t i v i - t e i t om d e i n d e g r o e p a a n w e z i g e - m i s s c h i e n n o g v e r b o r - gen - p o t e n t i e s t e a c t u a l i s e r e n , d a t w i l z e g g e n d e v e r - borgen m o g e l i j k h e d e n o p t e s p o r e n e n v r u c h t b a a r t e m a - k e n . H e t g a a t h i e r d u s om d e b e r e i d h e i d om e i g e n c a p a c i - t e i t e n e n d i e v a n d e m e d e w e r k e r s t e m o b i l i s e r e n e n “ t o t b i j d r a g e n t e m a k e n ” . 3. D e d e r d e v o o r w a a r d e i s e e n t o e r e i k e n d b e w u s t z i j n v a n d e s i t u a t i e , w a a r i n i e t s n i e u w s o n t w i k k e l d e n i n g e b r a c h t moet w o r d e n . Om t o t d i t b e w u s t z i j n t e k o m e n , i s e e n h o u - d i n g n o d i g d i e n o g a l e e n s o v e r h e t h o o f d g e z i e n w o r d t . W i l e e n g r o e p t o t e e n c r e a t i e v e a a n p a k komen b i j e e n b e - p a a l d e a c t i e , b e s l u i t v o r m i n g o f p r o b l e e m o p l o s s i n g , i s h e t n o d i g d e i n d i v i d u e l e i n f o r m a t i e s , m e n i n g e n , v e r w a c h t i n - gen, w e n s e n e n s u g g e s t i e s t o t a l g e m e e n b e w u s t z i j n t e brengen om z e t e g e n e l k a a r t e k u n n e n a f w e g e n , t e k i e z e n o f t e i n t e g r e r e n . Dat v e r g t v a n i e d e r d e t e r u g h o u d i n g om d e z e i n d i v i d u e l e i n f o r m a t i e s , m e n i n g e n , e n z . n i e t o n g e t o e t s t i n d e a c t i e t e w i l l e n l a t e n i n v l o e i e n , m a a r e e r s t t o t e e n b e e l d v a n de w e r k e l i j k e s i t u a t i e b i j e e n t e b r e n g e n . E i g e n s u g g e s - t i e s e n d i e v a n a n d e r e n m o e t men v o o r l o p i g a l s g e l i j k - w a a r d i g n a a s t e l k a a r k u n n e n l e g g e n . D i t b e t e k e n t d u s e e n open, e x p e r i m e n t e l e h o u d i n g t e n a a n z i e n v a n a l t e r n a t i e v e m o g e l i j k h e d e n . De v e r s c h i l l e n d e i n f o r m a t i e s , m e n i n g e n , v e r w a c h t i n g e n , e n z . , b e h o r e n i m m e r s t o t h e t w e r k e l i j k e b e e l d v a n d e s i - t u a t i e . D e z e v e r s c h i l l e n k a n men d a n r u s t i g o n d e r o g e n z i e n e n z o n o d i g w i j z i g e n . D e h i e r b e d o e l d e h o u d i n g i s dus, d e b e r e i d h e i d i e t s v a n z i c h z e l f “ l o s t e l a t e n ” , n a - m e l i j k e i g e n m e n i n g e n , “ v o o r d e h a n d l i g g e n d e ” o p l o s s i n - gen, e . d . e n d e i n n e r l i j k e v r i j h e i d t e n o p z i c h t e v a n h e t - geen a n d e r e n n a a r v o r e n b r e n g e n . H e t i s d u s v o o r a l e e n h o u d i n g v a n “ o p e n h o u d e n ” . De v o o r w a a r d e n k a n men h e t b e s t e l e r e n o n d e r k e n n e n , u i t - d i e p e n e n o e f e n e n i n k l e i n e g r o e p e n . N a a r m a t e d a t l u k t , w o r d t e e n g r o e p c r e a t i e f . Behalve b e w u s t z i j n e n h o u d i n g e n k u n n e n h i e r t e c h n i e k e n een h u l p z i j n , z o a l s b . v . “ b r a i n s t o r m i n g ” . COPYRIGHT N P I