bs
ND}
NPI - Instituut voor Organisatie Ontwikkeling
3698.9111
HS/AH
EEN METHODE VAN: SITUATIE-ANALYSE EN SITUATIE-VERANDERING
In het volgende wordt een methode beschreven, die een hulp
is bij onderzoek en besluitvorming t.a.v. veranderingen en
vernieuwingen of het oplossen van bepaalde problemen of con-
flicten in het kader van een organisatie. Deze methode is
zowel te gebruiken bij deelproblemen als bij meer omvattende
veranderingen (organisatie-ontwikkeling).
Het kenmerkende van deze procedure is, dat zij, uitgaande
van concrete problemen in de organisatie, doordringt tot de
daarachterliggende beleidsvragen en via de formulering van
een nieuw beleid tot praktische oplossingen voor de betref-
fende situatie komt.
Twee soorten “besluiten” treft men vaak in organisaties aan:
a) Voor bepaalde concrete problemen worden min of meer voor
de hand liggende concrete maatregelen bedacht.
Men stelt b.v. vast, dat de medewerkers in een afdeling
overbelast zijn en besluit: uitbreiding van personeel.
Het gevolg kan zijn, dat de gesignaleerde problemen niet
minder worden, misschien zelfs nog toenemen. Het geheel
van factoren, dat tot het symptoom “overbelasting” heeft
bijgedragen, is onvoldoende bewust gemaakt. Een deel van
deze factoren blijft dan na de verandering doorwerken.
Evenmin is onderkend of de betreffende problemen mis-
schien alleen op te lossen zijn door een verandering van
beleid,
b) De leiding ziet in, dat in de organisatie min of meer
pricipiële veranderingen noodzakelijk zijn om problemen,
die telkens weer optreden, te voorkomen.
In hoofdzakelijk abstracte beleidsbesprekingen besluit
men van nieuwe principes uit te gaan, een veranderde or-
ganisatiestructuur in te voeren, het personeelbeleid te
veranderen of iets dergelijks. Omdat niet steeds duide-
lijk is, hoe deze besluiten in concrete maatregelen, pro-
cedures e.d. vertaald kunnen worden of omdat zij op ster-
ke weerstand stuiten, verandert er alleen iets in formele
zin en blijven vele feitelijke problemen onopgelost.
Pas wanneer de samenhang tussen concrete feiten en de daarin
werkzame principes door de mensen in de organisatie worden
doorzien, kunnen veranderingen werkelijk de bedoelde uitwer-
king hebben. Hier wordt dus niet een methode besproken,
waarbij bepaalde gebieden zoals: inrichting van arbeids-
plaatsen, procedures, menselijke verhoudingen, organisatie,
beleid enz. achtereenvolgens worden doorgelicht, maar de
wijze waarop die doorlichting kan plaatsvinden. Men kan ook
zeggen: welke bewustzijnsverandering de betrokkenen moeten
Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770.
doormaken en welke besluitvormingsprocessen doorlopen moeten
worden om het zelfonderzoek en de vormgeving van de eigen
situatie (organisatie) tot een goed einde te brengen.
De te beschrijven procedure komt daarop neer, dat de be-
staande situatie — van concrete problemen uitgaande - zover
wordt geanalyseerd, dat de — vaak onbewuste -— concepties en
motieven, die aan de gangbare praktijk ten grondslag liggen,
zichtbaar en formuleerbaar worden. Dat leidt tot eeen (her-
nieuwde) bezinning over wat men nu eigenlijk wil veranderen
en waarom. Dan volgt een ontwerp van een nieuwe situatie.
Deze, voorlopig in drie stappen, aangegeven weg ziet er als
volgt uit:
bezinning en
motivatie m.b.t.
vernieuwing
analyse
van de bestaande
situatie
ontwerp
van een nieuwe
situatie
De situatie-analyse kan wederom in 3 stappen worden
onderscheiden:
1. Hoe wordt de situatie, het probleem(-veld) beleefd?
Door middel van interviews en gesprekken met personen en
groepen worden de verschillende meningen, percepties,
gevoelens en wensen t.a.v. het probleemgebied verzameld,
genoteerd, de groep in overzichtelijke vorm voorgelegd en
daar besproken. De bedoeling daarvan is vooral, dat door
confrontatie van de verschillende beelden de
vanzelfsprekendheid van eigen percepties en de mening,
dat men zijn eigen situatie kent, ondermijnd worden.
Daardoor is er meer openheid gekomen en de bereidheid aan
een objectief onderzoek van de situatie mee te werken.
Doordat ieder zijn meningen, problemen, oplossingen en
misschien ook grieven in het totaalbeeld kan
terugvindenen deze au serieux genomen zijn, voelt men
zich nu veel directer betrokken bij het zieken naar
veranderingen en verbeteringen. Dit proces is afgesloten
wanneer bij degenen, die (actief) betrokken zijn bij de
veranderingen, eeen duidelijk “probleembewustzijn" is
ontstaan.
Dat leidt tot de volgende stap.
2. Hoe is de situatie in werkelijkheid?