NPI archives

npi_-_case_i_ii_iii_functioneringsgesprek.pdf

Nederlands Pedagogisch Instituut CASE I - FUNCTIONERINGSGESPREK Algemene informatie praktijkgeval: 8018.894.a JS/LG Klaas Baarda is sectorleider van de automatiseringsgroep van Safe- Verzekeringen. Het werk in zijn sector bestrijkt een breed veld en loopt van Data-entry tot systeemontwerp. Er zijn 6 afdelingchefs die aan hem rapporteren. De taken van deze chefs zijn deels lei- dinggevend, maar hebben voor enkelen sterk technische accenten. Het past in het sociale beleid van het bedrijf, dat ook alle chefs eenmaal per jaar met hun naast-hogere chef een functioneringsge- sprek hebben, met als doel: - de taakuitoefening van de betrokkenen over de periode van een jaar te kunnen bezien; - de betrokkenen waardering te geven voor goed uitgevoerde taken; - bepaalde fouten of zwakheden te signaleren en zo mogelijk te cor- rigeren. Het bedrijf is van mening, dat de medewerkers er recht op hebben te weten hoe er over hen wordt gedacht en dat er alles aan moet worden gedaan om leiding en personeel tot ontwikkeling te brengen. Func- tioneringsgesprekken passend in een beoordelings- en begeleidings- systeem, zijn met dit doel tot beleid geworden. Frits Vlug is een van de chefs die aan Baaisda rapporteert en van- daag zijn wij getuige van zijn functioneringsgesprek. Frits Vlug heeft een HBS-B opleiding, een MBA-diploma en enkele mo- dules van de AMBT-opleiding. Hij geeft leiding aan een forse afde- ling bestaande uit een sous-chef, 4 cošrdinerend programmeurs, 12 seniorprogrammeurs, een zestal aankomend programmeurs, waaronder 3 vrouwen en een tweetal wat oudere programmatypistes. Hij heeft een fors salaris, omdat het een “technisch” zware job is. Vlug heeft er al 15 dienstjaren opzitten en heeft nu ruim 4 jaar de leiding van zijn afdeling. Hij is getrouwd, heeft een zoon en een dochter. Hij woont in een koophuis in de regio. In zijn vrije tijd houdt hij zich bezig met beheerswerk voor de kerk waarvan hij een actief lid is. COPYRIGHT NPI Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770 *** Nederlands Pedagogisch instituut CASE I - FUNCTIONERINGSGESPREK Rol voor Frits Vlug, ardelingehef praktijkgeval: 8018.894.c JS/LG Aan u rapporteren een souschef, vier cošrdinerend programmeurs, twaalf seniorprogrammeurs, een zestal aankomende programmeurs, waaronder drie vrouwen, en een tweetal wat oudere programmatypis- tes. U hebt zelf de indruk, dat uw relatie met uw afdeling goed is. U zit vol met goede idee‘n en u hebt gemerkt, dat uw medewerkers uw enthousiasme gauw delen. Er heerst een goede geest, omdat de mensen weten dat hun afdeling het onmisbare middelpunt van de sector is. U gelooft in het ontwikkelen en opleiden van mensen en u hebt een aantal van uw medewerkers sterke stimulansen gegeven. Dat is de re- den dat u de reputatie hebt dat bij u op de afdeling de mensen war- den opgekweekt die zowel functioneel als Þnancieel snel vooruitko- men. Automatiseringsmensen liggen bovendien goed in de markt en dat is de reden, dat u herhaaldelijk mensen kwijtraakt die opschuiven binnen het bedrijf. De andere sectoren binnen het bedrijf zijn tamelijk statisch en bieden minder promotiekansen. Het is een beetje uw hobby te laten zien dat uw opvattingen omtrent het ontwikkelen van mensen leiden tot het ontstaan van een betere werkhouding en grotere studiezin, mensen die bij u vandaan komen kunnen overal terecht! De dames van uw afdeling krijgen dezelfde kansen. Kort geleden heeft een aankomend programmeuse een aanbod van de concurrentie af- geslagen, omdat zij niet van de afdeling weg wilde. Zij kon daar f 200,– per maand meer verdienen. Maar zij weet dat u plannen met haar heeft en dat u bij de volgende salarisronde extra aan haar zult denken. De collega's in de sector van Baarda delen uw idee‘n en enthousias- me niet. Een paar ervan zijn volgens u routinewerkers. Ze lopen in technisch opzicht achter en zijn bang voor nieuwigheden. De eerste tijd, toen u pas chef was, hebt u hen steeds geholpen, maar algauw merkte u dat ze dat wel gemakkelijk vonden en dat er steeds vaker op u werd geleund. Uw afdeling werkt namelijk altijd onder tijdsdruk. Als het werk bij u niet klaar is kunnen anderen met hun projecten niet verder. U hebt destijds uw promotie verdiend door efÞci‘nt en hard te wer- ken en u hebt geen zin uw prestaties door anderen te laten afrem- men. U hebt u dus wat afgezonderd van uw collega's. Dat is het tempo van u en uw afdeling ten goede gekomen, maar het ging wel ten koste van de verhoudingen. U vindt dat uw sous-chef aan een promotie toe is. Hij zou ŽŽn van de aanpalende afdelingen de push kunnen geven, waarvan u vindt dat die ontbreekt. Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770 Baarda zou trouwens bij het verdelen van de taken wat meer onder- scheid moeten maken tussen nieuw werk en onderhoudswerk en voor dat laatste een aparte ploeg, niet meer in ontwikkeling zijnde medewer- kers, moeten inzetten. Baarda's stijl is trouwens zo, dat hij de werkverdeling een beetje aan het overleg overlaat. En dat komt er bijna altijd op neer, dat de nieuwste karweien bij u terechtkomen. U hebt kort geleden daarbij nog een handje geholpen door een paar echte reparatie-onderhoudsklussen te weigeren. Die kan Baarda beter laten doen door wat achterblijvers in het rekencentrum die zoiets best aankunnen. COPYRIGHT NPI 2. Nederlands Pedagogisch Instituut CASE II - FUNCTIONERINGSGESPREK Situatiebeschrij ving COPYRIGHT NPI praktijkgeval: 8019.894.a JS/TT Twee jaar geleden is besloten tot een herstructurering van de orga- nisatie, die noodzakelijk bleek om met name het kwaliteitsbewust- zijn en de interne klantgerichtheid op te voeren. Top-management heeft in dat raam gekozen voor het verhogen van het niveau van onder andere de chefs-functie in het bedrijf, die meer een managementkleur moet krijgen. Dat houdt voor de chef onder meer in: - dat hij meer beleidsmatig moet leren werken; - een langere “time span en een bredere horizon; - langere termijn planning en organisatie; - aandacht voor training, ontwikkeling en carrire-planning voor zijn medewerkers; - stimuleren en leiden van werkoverleg; - meer kostenbewustzijn. In het algemeen dus meer de spil-functie tussen top-management en de uitvoering, tussen beleid en “operations”, dan tot dusverre van de chefs werd verwacht. Top-management heeft de chefs bij deze omschakeling uitgebreide ondersteuning toegezegd. Hieraan zijn dan ook vorig jaar voorlich- tings- en trainingsessies gewijd. Ook heeft ieder van de chefs met zijn eigen baas regelmatig func- tioneringsgesprekken gevoerd. Hierbij zijn ook baas Jack de Wilde en chef Pieter van Kralingen betrokken, die beiden al een aantal jaren hun functie bekleden. Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770 Nederlands Pedagogisch Instituut CASE II - FUNCTIONERINGSGESPREK Rol voor Pieter van Kralingen Dan komen punten aan de orde als: - interne klant-leverancier-relatie; - lange-termijn plannen; - carrire-plannen voor de medewerkers, enz. COPYRIGHT NPI praktijkgeval: 8019.894.c JS/IT U bent al een aantal jaren chef in de afdeling van Jack de Wilde en kunt het over het algemeen prima met hem vinden. 't Werk is plezierig, dichtbij de uitvoering en “problemen zijn er- voor om meteen te worden opgelost. Tenslotte gaat het om de produk- tiviteit.” Wat zorgen hebt u over die nieuwlichterij van de zgn. opwaardering van de chefsfunctie. “Dan hebben ze 't over manager en zo! Er is wel steun toegezegd, ook door Jack, maar in de praktijk komt daar weinig van terecht, want die is 66k altijd druk, die heeft kennelijk ——k belangrijkere dingen te doen!” In het vorige functioneringsgesprek een halfjaar terug is een aan- tal van die zaken aan de orde geweest en u hebt toegezegd, dat u de volgende keer iets op tafel zou brengen, “maar hoe doe je dat nou precies? En dan die gesprekken met mijn mensen, ja, ze zien me aan- komen! Ik hoop, dat het functioneringsgesprek straks meer over de goed lopende produktie gaat dan over al die nieuwe plannen.” Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770 Nederlands Pedagogisch instituut CASE II - FUNCTIONERINGSGESPREK Rol voor Jack de Wilde COPYRIGHT NPI praktijkgeval: 8019.894.b JS/TT 't Is alweer een halfjaar geleden, dat u een functioneringsgesprek met Pieter van Kralingen hebt gevoerd, speciaal gewijd aan “de nieuwe chef”. U hebt toen gemerkt dat, hoewel hij weet waar het om draait, Pieter die bocht toch maar moeilijk lijkt door te komen. Er is toen afgesproken, dat Pieter in het komende halfjaar plannen zou maken met betrekking tot: - meer aandacht voor de interne klant-leverancier-relatie bij zijn medewerkers; . - een kostenreductie; iCeaukt ,t 0”2 2 “ - lange-termijn opleidingsactiviteiten voor zijn medewerkers. In dit kader zou hij met ieder van zijn medewerkers een individueel gesprek voeren. U hebt hem toen aangemoedigd regelmatig bij u te komen als hij hulp nodig zou hebben, maar u hebt hem niet gezien. Net dezer dagen sprak u op een personeelsbijeenkomst ŽŽn van zijn mensen, maar interviews schijnen niet te hebben plaatsgevonden. Met enige zorg kijkt u naar het komende functionerings-gesprek, waarop u deze punten zeker aan de orde gaat stellen. Het dagelijkse werk loopt prima. “It Is ook een prettige kerel, goed voor z'n werk en betrouwbaar”. Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770 Nederlands Pedagogisch Instituut CASE III - SLECHT-NIEUWS GESPREK Algemene informatie praktijkgeval: 8020.894.a JS/LO Hans van As is chef van de afdeling brand-schade en geeft sinds 3 jaar leiding aan 24 schadecorrespondenten. Hij is de opvolger van de geziene heer Brandsma, die met pensioen is gegaan. De oudste schadecorrespondent van de afdeling is Roel Vlam. Hij is 40 jaar, getrouwd en vader van 3 kinderen. Hij heeft een MULO-B– diploma. Hij is 23 jaar werkzaam bij het bedrijf. Hij is begonnen als jongste bediende en is uitgegroeid tot schadecorrespondent. Drie jaar geleden werd Roel Vlam - bij het vertrek van zijn voor- ganger - de man voor de moeilijke brandschades en kreeg hij teken- bevoegdheid. Een en ander ging gepaard met een salarisverhoging. Na ŽŽn jaar functioneren in deze verzwaarde functie (nu dus 2 jaar geleden) heeft het eerste beoordelingsgesprek tussen de chef, Hans van As en de medewerker, Roel Vlam, plaatsgevonden. Uit de conclu- sies van dit gesprek blijkt dat: - de kwantiteit van de behandelde schades laag is, waardoor bepaal- de schadegevallen soms te lang blijven liggen; - er waardering is voor de gedetailleerde wijze waarop hij zijn correspondentie voert; - er uitvoerig is gesproken over fouten, die Roel in de schadebe- handeling van de grote bedrijfsbrand bij Pijpindustrie B.V. ge- maakt heeft. Roel had een - in de polis genoemde - uitsluiting over het hoofd gezien en dit leidde tot een onterechte uitkering van een ton. Deze schadebetaling was overigens geparafeerd door de chef; de fout was echter niet opgevallen, omdat de chef - bij gebrek aan tijd - was afgegaan op een mondelinge toelichting van Roel en volstaan had met een globale blik in het expertiserapport. Mede door dit gebeuren is Roel sterk geadviseerd de branche-cursus Brand te volgen. Een jaar geleden vindt opnieuw een beoordelingsgesprek plaats. De branchecursus is met succes afgerond. Er zijn geen grote fouten meer gemaakt. Wel is gebleken dat Roel er moeite mee heeft om te bepalen in welke situaties een coulante be- nadering van een schadegeval op zijn plaats is. Het ontbreekt hem op dit punt aan commercieel inzicht. Ook is er nog steeds sprake van een te geringe kwantiteit van be- handelde schades. In deze drukke tijd is dat een groot probleem. Tijdens dit gesprek is de vraag aan de orde geweest of de verzwaar- de functie wellicht te hoog gegrepen is voor Roel. Roel heeft dit met vuur ontkend en is ervan overtuigd, dat hij alleen meer erva- ring met het behandelen van moeilijke schade op moet doen. Instituut voor Organisatie Ontwikkeling Valckenboschlaan 8, Postbus 299, 3700 AG Zeist, Telefoon 03404-20044, Fax 03404-12770 COPYRIGHT NPI 2. Onlangs heeft Roel een schade behandeld, die betrekking had op een relatief kleine brand bij een belangrijke verzekerde t.w. Drukkerij Weltevreden. Er waren vermoedelijk ongerechtvaardigde claims inge- diend. Roel heeft in deze zaak veel tijd gestoken. De geclaimde schade van ca. f 100.000,– kon worden teruggebracht tot f 60.000,–. Na de afwikkeling heeft deze verzekerde laten weten zeer ontevreden te zijn en alle lopende contracten (waaronder, behalve brand, veel benzine- en transportverzekeringen en diverse levenposten) zo snel mogelijk te willen be‘indigen.